Lorsque vous vendez un bien ou service à un client, il vous doit une somme d’argent. Cette somme est appelée une créance. Cependant, cette dernière peut troubler les comptes de l’entreprise lorsqu’elle s’avère impayée. PopCompta, plateforme de comptabilité online vous en dit plus.
La créance
Une créance doit respecter certaines conditions pour être qualifiée comme telle. Ainsi, elle doit être :
- Certaine. Cela signifie qu’une facture doit y être associée afin de prouver son existence, une trace de la livraison du bien ou du service peut également être apportée. (Un devis n’est pas un élément valide, il ne représente qu’une proposition de bien ou service).
- Liquide. C’est-à-dire avoir un montant précis.
- Éligible. Une date butoir doit être inscrite sur le document attestant la vente.
Il existe plusieurs façons de payer les factures.
Elles peuvent être prépayées. Le règlement de la somme intervient avant que le bien ou service soit fourni. Cependant ce procédé peut s’avérer problématique lorsque le fournisseur se retrouve face à des chèques en bois, des prélèvements rejetés ou encore des cartes bancaires contestées.
La somme peut également être due lors de l’émission de la facture. Le délai de paiement peut varier selon les secteurs d’activités et les modalités choisies. Lorsqu’un le délai n’est pas précisé, le client a 30 jours à compter de l’émission de la facture pour payer la somme due.
Dans le cadre de conditions négociées dans un contrat entre le fournisseur et le client. L’article L 441-10 du Code du commerce prévoit une possibilité de paiement au plus tard de 60 jours calendaires à date d’émission de la facture. Ce délai est ramené à 45 jours maximum pour les factures récurrentes (c’est-à-dire qui constituent un récapitulatif périodique). Ainsi, une facture datée au 2 avril devra être payée légalement au plus tard le 1er juin s’il s’agit d’une facture non périodique ou au plus tard le 17 mai si la facture est périodique.
Lorsque tout se passe bien, les factures sont payées en temps et en heure. Cependant, il peut arriver que ces dernières ne le soient pas ce qui entraînent des conséquences.
Créances impayées
Lorsque la date butoir du règlement d’une facture est dépassée, la facture devient impayée (c’est un terme technique qui ne signifie pas nécessairement qu’elle restera définitivement dans ce statut) et la créance exigible.
La créance peut prendre plusieurs formes lors de la comptabilité de l’entreprise :
- Créance à recouvrer
- Provision pour créance douteuse
- Créance irrécouvrable
La créance à recouvrer
Ce statut désigne une somme impayée mais un recouvrement toujours possible. Deux solutions sont alors à envisager.
La première est le recouvrement amiable. L’entreprise entreprend des actions pour récupérer la somme en établissant un dialogue avec le client :
- L’une des étapes de cet échange est la relance client (l’entreprise rappelle au client l’existence de cette facture et le fail qu’elle est restée impayée). Cette relance peut prendre toute forme orale ou écrite.
- L’étape suivante est la « Mise en demeure » qui constitue une demande avec menace de poursuites judiciaires. Généralement cette étape fait l’objet d’un écrit traçable (LRAR, Fax avec AR, mail avec AR) afin de pouvoir enchaîner sur une démarche judiciaire.
Si le dialogue amiable n’a rien donné et si le fournisseur peut facilement démonter le caractère certain de la créance, il peut entamer une démarche de recouvrement judiciaire. Une requête doit être faîte auprès d’une instance judiciaire, il en résulte deux procédés :
L’injonction de payer, simple et peu couteuse et dont les frais sont à charge du débiteur si elle aboutit. Le créancier rédige une requête en injonction de payer où il joint certaines mentions obligatoires et les pièces justifiant l’impayé.
- Si le juge estime les preuves suffisantes il délivre une ordonnance d’injonction de payer. C’est un processus non contradictoire.
- Le créancier (le fournisseur) signifie par voie d’huissier l’ordonnance au débiteur (client). C’est à ce moment que le débiteur (le client) peut s’y opposer et faire un recours qui mènera à un processus contradictoire similaire à l’assignation en paiement.
- Si le débiteur ne s’oppose pas formellement à l’injonction de payer il peut toutefois ne pas régler. Le créancier va alors re-saisir le juge par écrit pour demander un titre exécutoire à expiration du délai d’opposition. Sur la base de ce titre exécutoire l’huissier pourra procéder à une saisie sur compte si le débiteur n’a toujours pas réglé.
L’assignation en paiement. C’est une procédure coûteuse et plus longue, la partie perdante réglant généralement les frais de la partie victorieuse (dans la mesure où ces frais restent suffisamment raisonnables pour être admis par le jugement). Les entreprises y ont généralement recours pour des montants plus élevés et lorsque l’on est certain que le débiteur contestera ou lorsque celui-ci a contesté l’ordonnance d’injonction de payer.
Provision pour créance douteuse
Ce statut est décidé lorsque le recouvrement de la créance est le plus probablement compromis. La provision vient alors en compensation comptable des factures probablement irrécouvrables (et évite ainsi à l’entreprise fournisseur de comptabiliser et se voir taxer sur un chiffre d’affaires qu’elle ne va probablement pas encaisser). Chaque année le montant de la provision devra être ajustée. Si le client règle la facture alors l’entreprise va devoir reprendre la provision initialement constituée. Si les chances de recouvrement diminuent, il faudra constituer un complément de provision. Au bout de 2 ans, si la créance n’est pas payée elle devient prescrite et irrécouvrable.
Chez PopCompta, votre expert-comptable s’assure de la bonne tenue de votre comptabilité tout en veillant à l’ajustement de vos provisions.
La créance irrécouvrable
Une créance irrécouvrable est une créance qui ne peut être payée ou pour laquelle le fournisseur a définitivement renoncé à se faire payer. Ce peut être évident, par exemple si le client a disparu sans moyen de contact ou la facture a été payée avec un chèque volé ou de guerre lasse (les sommes dues ne méritent pas l’effort pour les recouvrer. C’est également une créance inscrite à un compte de charge définitif. La créance est alors comptabilisée dans un compte « perte sur créance irrécouvrable ».
Créances impayées et récupération de la TVA
Dans certains cas de factures impayées, il est possible de récupérer la TVA. Cela concerne les fournisseurs (créanciers) qui ont un régime de TVA collectée dit « sur les débits ». Cela signifie que le fournisseur doit payer à l’Etat la TVA théoriquement collectée dès qu’il a réalisé la facturation, peu importe quand a lieu le paiement du client.
Pour prétendre à la récupération de la TVA pour une facture impayée, la créance doit être déclarée comme irrécouvrable ou le client doit subir un redressement judiciaire.
Lorsque le client fait face à une procédure collective il est possible de récupérer la TVA :
- Lors du jugement permettant l’arrêt du plan de redressement et indiquant la quantité des créances impayées.
- Dès la date de décision de justice prononçant la liquidation judiciaire.
La demande de récupération de TVA se fait au plus tard le 31 décembre de la deuxième année qui suit celle au cours de laquelle la TVA sur la facture impayée devient irrécupérable. La demande est à effectuer sur la déclaration de TVA.
- Pour les entreprises soumises au régime réel normal, la récupération de la TVA se fait au cadre B de la ligne 21 de la déclaration CA3.
- Pour les entreprises soumises au régime réel simplifié, la récupération de la TVA se fait sur l’avis d’acompte de TVA. Le montant de la taxe sera ensuite reporté sur la déclaration CA12.
L’entreprise doit également envoyer à son client un duplicata de la facture initiale (par lettre recommandée avec accusé de réception) accompagnée de la mention « Facture demeurée impayée pour la somme de …… euros (prix net) et pour la somme de …. euros (TVA correspondante) qui ne peut faire l’objet d’une déduction (CGI, art. 272). »
Lorsque l’entreprise possède plusieurs créances impayées du même client, elle peut lui adresser un état récapitulatif des factures impayées, avec pour chacune :
- Le libellé
- Le numéro d’ordre
- La date de la facture d’origine
- La référence du folio d’enregistrement de la facture
- Le montant HT
- Le montant de la TVA
- La mention « Facture demeurée impayée pour la somme de …… euros (prix net) et pour la somme de …. euros (TVA correspondante) qui ne peut faire l’objet d’une déduction (CGI, art. 272). »
Vous avez maintenant tous les cartes en mains pour gérer vos factures impayées.
Le cas de la récupération de TVA reste tout de même assez rare. Cependant, l’aide d’un professionnel peut être apprécié. Ainsi, PopCompta vous propose des forfaits de comptabilité en ligne en partenariat avec des experts-comptables qualifiés.
