Pour mémoire, PopCompta est une application cloud qui permet à des entreprises de collaborer de manière efficace à leur comptabilité online avec leur Expert-Comptable. Voici les grands principes du service rendu :

1. Les factures d’achats et de vente sont déposées en ligne (ou transmises par email ou via l’application mobile) dans un espace partagé entreprise/comptable. Des algorithmes d’intelligence artificielle s’efforcent de reconnaitre les date, montant, TVA et type de la facture et de pré-affecter comptablement chaque facture. Le système apprend et s’améliore à partir des actions et validations de l’expert-comptable par Internet.

2. Les transactions bancaires de l’entreprise sont chargées en parallèle dans une base locale qui va permettre d’effectuer des imputations et des rapprochements entre la banque et les factures. Les transactions bancaires peuvent être annotées et une liste de ce qui n’a pas trouvé de justificatif (automatiquement ou parce-que l’expert-comptable n’a pas trouvé le bon justificatif) est visible du client pour qu’il puisse fournir les éléments de justification.

3. Un chat pérenne et sécurisé permet aux deux parties de se laisser des messages horodatés et suivis pour éviter les mails qui se perdent dans le SPAM et/ou des appels qui finissent sur un répondeur.
   

4. L’entreprise dispose par ailleurs :
   • d’un outil pour faire ses notes de frais et les passer en remboursement puis en comptabilité. Cela permet de ne pas mélanger les justificatifs liés à des dépenses faites avec le compte de l’entreprise et celles qu’il faudra se rembourser.
   • d’un espace de devis facturation qui lui permet de créer ses factures de vente et de les mettre en comptabilité puis de bénéficier d’une vision de ce qui a été réglé ou non au fur et à mesure des rapprochements avec la banque.
   • d’un espace d’échange avec le gestionnaire de paie si la paie est confiée au cabinet comptable

Et l’App mobile PopCompta ?

L’application mobile sert les trois premiers objectifs en permettant, à partir de son smartphone, de :

1. Échanger (lire et écrire) des messages et des demandes dans le chat sécurisé avec son comptable

2. Charger des factures (par exemple au sortir d’un restaurant pour ne pas la perdre):
   • charger un document qui est sur le téléphone ou dans un stockage cloud vu par le téléphone;
   • prendre une photo d’un document et l’envoyer dans son compte.

3. Justifier des transactions, sur la liste des transactions non justifiées (en attente d’un doc ou d’une NC, celles déjà rapprochées ou comptabilisées n’apparaissent pas). L’entreprise peut:
   • rapprocher avec une facture déjà présente sur la plateforme;
   • rapprocher avec une facture ou une photo qu’elle envoie au moment où elle édite la transaction;
   • faire une note comptable pour un justificatif perdu;
   • mettre un commentaire sur une transaction (notes liées à la transaction)

Les pièces comptables

Tout document officiel qui justifie les recettes et dépenses de l’activité de la société doit être gardé 10 ans. Cette période débute à la date de clôture du livre pour le livre journal et le grand livre.

Pour les comptes annuels tels que le bilan, le compte de résultat ou encore les annexes, les 10 ans débutent à la date de clôture de l’exercice.

La même durée de conservation est demandée pour les pièces justificatives comme les bons de commande, de livraison …

Les pièces fiscales

Tout document officiel concernant les impôts et les revenus de l’entreprise doit être conservé 6 ans.   

En effet cela concerne tous les documents sur l’impôt sur les sociétés / le revenu, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfice agricoles (BA) en régime réel. Sont également concernés les documents d’impôts directs locaux et de cotisation foncière des entreprises ainsi que les taxes sur le chiffre d’affaires.

Le délai de conservation débute à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou à partir de la date à laquelle les documents ont été délivrés.

Les documents sociaux (société commerciale)

L’objet social de l’entreprise est dit « commercial » si l’activité implique des actes commerciaux : activités de construction, d’achat-revente,  de transport…

Il existe différents temps de conservation selon la nature des pièces.

1 an pour la comptabilisation des horaires salariés, des heures d’astreintes et leur compensation.

3 ans pour les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires et la comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait.

3 derniers exercices pour les feuilles de présence et pouvoir,  les rapports du gérant/conseil d’administration et les rapports de commissaires aux comptes.

5 ans pour les bulletins de paie, le registre unique du personnel, les documents concernant les contrats de travail, salaires, prime, indemnités, solde tout compte et régime de retraite. Les mises en demeure et observation de l’inspection du travail doivent être conservés 5 ans tout comme les traités de fusion ou autres activités liés au fonctionnement de la société.

Pour les documents concernant les déclarations d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie.

Le Registre de titres nominatifs, le Registre des mouvements de titres, l’Ordre du mouvement, le Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administrations doivent être conservés 5 ans à partir de la fin de leur utilisation.

Les statuts doivent être conservés 5 ans après la radiation de de la société au Registre du commerce et des sociétés. Cependant, il est conseillé de les archiver à vie.

Les documents civils et commerciaux

Les documents commerciaux sont ceux qui concernent la relation avec les clients. Ils doivent être conservés pendant 2, 3, 5 , 10 ou 30 ans.

• 2 ans pour les polices d’assurance (à partir de la résiliation du contrat) et pour la garantie pour les biens ou services fournis au consommateur.
• 3 ans pour les déclarations en douane.
• 5 ans pour les contrats ou conventions conclus dans le cadre d’une relation commerciale , les documents de transport de marchandises et les documents bancaires. Les documents relatifs à la propriété intellectuelle sont à conserver 5 ans à partir de la fin de la protection et le dossier d’un avocat, 5 ans à partir de la fin du mandat.
• 10 ans pour les contrats conclus par voie électronique (supérieur à 120€).
• 30 ans pour les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers.

Attention aux sanctions !

Une « amende de 5000 euros est applicable en cas d’absence de tenue des documents ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits » indique le Code général des impôts (article 1734).

Des sentences plus lourdes peuvent être appliquées pour le faux et usage de faux ainsi que la fraude fiscale. Les peines varient entre 37 000 et 45 000 euros d’amendes et 3 à 5 ans de prison.

Il est donc indispensable de garder tous les documents relatifs à sa société. Ainsi, Popcompta met à votre disposition un archivage décennal dans un cloud sécurisé.

Si vous avez encore des questions, n’hésitez pas à joindre PopCompta qui vous mettra en relation avec ses experts-comptables.

En effet, les entreprises assujetties à la TVA sont dans l’obligation de reverser à l’État la TVA qu’elles collectent. Deux options sont possibles : le paiement de la TVA d’après les débits ou le paiement de la TVA d’après les encaissements.

Le reversement doit être fait lorsque la TVA devient exigible. L’exigibilité est le « droit que le Trésor peut faire valoir aux termes de la loi, à partir d’un moment donné, auprès du redevable pour le paiement de la taxe, même si le paiement peut en être reporté » (article 62 de la directive européenne 2006/112/CE).

La TVA d’après les débits

Cette option concerne principalement la vente de marchandise. Dans ce cas, la TVA devient exigible à partir de la date d’émission de la facture.

Cela permet de simplifier la gestion de la TVA car il suffit d’indiquer sur la déclaration de TVA le montant du chiffre d’affaire facturé. Cependant, cela peut causer un décalage de trésorerie négative. En effet, l’entreprise peut se retrouver à devoir reverser la TVA alors que le client n’a pas encore payé la facture. Ce problème se résout généralement en se faisant payer à la commande, ce qui est également conseillé car cela évite le risque de livrer et de ne jamais voir le paiement.

Les personnels exerçant des activités qui les soumettent par défaut à la TVA d’après les débits n’ont pas d’autres choix et ne peuvent pas bénéficier de la TVA d’après les encaissements.

La TVA d’après les encaissements

Les entreprises soumises par défaut à la TVA d’après les encaissements sont des entreprises :

• De prestations de services ;
• De travaux immobiliers ;
• De cession / concession de meubles incorporels (brevets, créances, …)

La TVA devient exigible lors du paiement des factures. C’est-à-dire que l’encaissement doit avoir été constaté à la banque de l’entreprise avant que la TVA doive être versée à l’État. Concernant les acomptes sur une facture, la TVA est en principe due au prorata des paiements réalisés mais depuis plusieurs années l’Administration et les comptables prônent l’émission d’une facture pour chaque paiement reçu, ce qui simplifie à la fois le suivi en comptabilité et la gestion de la TVA.

Les dates d’exigibilités sont différentes selon les moyens de paiement :

• Chèque : dès la remise matérielle du chèque. Si ce dernier n’est pas provisionné et est rejeté après que la TVA a été payée, l’entreprise peut récupérer cette TVA qui n’a finalement pas été encaissée sur la prochaine déclaration de TVA.
• Virement : dès l’inscription sur le compte bancaire.
• Espèces : dès la remise de l’argent.
• Par effet de commerce : dès le paiement de ce dernier.

Un effet de commerce est un document émis par un créancier ordonnant à un débiteur, par écrit et via une tierce personne de payer une dette à un bénéficiaire (à échéance). Cela peut être une lettre de change ou encore un billet à ordre.

Cette option permet à l’entreprise d’éviter de reverser la TVA collectée alors que les clients n’ont pas encore payé, cependant la gestion peut s’avérer plus compliquée que pour la TVA d’après les débits. 

L’entreprise devra écrire sur chacune de ses factures « TVA exigible d’après les encaissements ».

Les professionnels assujettis à la TVA d’après les encaissements peuvent opérer un changement d’option et opter pour la TVA d’après les débits. Ainsi, il est possible d’en faire la demande en envoyant un courrier au service des impôts. L’option de changement s’applique alors à toutes les opérations réalisées par l’entreprise ce qui permet de simplifier la comptabilité de cette dernière. La modification prend effet à compter du premier jour du mois suivant celui auquel du cours la demande a été faite. Il convient alors d’inscrire « TVA exigible d’après les débits » sur chaque facture. 

Avec des forfaits de comptabilité en ligne, PopCompta vous conseille et s’occupe de vos déclarations de TVA grâce à des partenariats avec des experts-comptables compétents.

Il est donc important de connaître les conditions, les barèmes et les taxations afin de calculer préalablement laquelle de ces deux solutions est la plus avantageuse pour vous, en fonction de votre activité, des kilomètres parcourus pour vos besoins professionnels et des éventuels usages personnels du véhicule.

PopCompta, acteur de la comptabilité en ligne vous éclaire sur ces différentes options.

Avoir un véhicule de société

Un véhicule de société est un véhicule que la société met à disposition de l’ensemble des salariés pour des déplacements professionnels pendant les horaires de travail. L’achat d’un tel véhicule est en général privilégié lorsque l’utilisation de ce dernier est régulière et importante.

Choisir cette option constitue des avantages. En effet, l’achat, l’assurance et tous les frais concernant le véhicule sont payés par la société. Vous ne déboursez rien, tout est au nom de la société. Cependant, la déduction fiscale est limitée. L’amortissement de l’achat du véhicule est déductible de vos résultats mais limité en fonction de la date de mise en circulation et des émissions de CO2.

2 catégories de véhicule de société existent :

1. Les véhicules utilitaires

Ce sont des véhicules destinés au transport de marchandise ou matériaux. Il doit y avoir un espace de chargement au moins égal à 50% de la longueur de l’empâtement. Ce sont des fourgons, camionnettes, pick-up, camions, … 

Les véhicules utilitaires sont exonérés de la Taxe sur les Véhicules de Sociétés. Cependant, la récupération de la TVA est possible. La TVA est également récupérable sur les carburants :

• À 80% sur le gazole sur l’essence depuis le 1^er janvier 2021
• À 100% sur le GPL, GNV et électricité.

2. Les véhicules de tourisme

Ce sont des véhicules qui possèdent au maximum 9 places assises, le conducteur compris (citadine, monospace, berline, minibus, …) Ils sont immatriculés en tant que « voiture particulière ».

Lorsqu’un véhicule de tourisme est utilisé hors du temps de travail, il convient de déclarer un avantage en nature. Les salariés profitant de cette avantage devront payer chaque année l’impôt sur le revenu et des cotisations sociales en tant que bénéficiaire d’une voiture de fonction.

La TVA à l’achat d’un véhicule de tourisme n’est pas récupérable mais il est possible de la récupérer sur les carburants, au même taux que pour les véhicules utilitaires.

Avoir un véhicule de tourisme inclut de payer la Taxe sur les Véhicules de Sociétés (anciennement TVTS). Elle est calculée par trimestre selon le nombre de véhicules possédées au 1^er jour de chaque trimestre.

La TVS concerne les véhicules destinés au transport de personnes. Le fait que ces véhicules soient utilisés uniquement ou non à des fins professionnelles n’a pas d’impact sur la TVS. (Un véhicule de fonction y est soumis). Ainsi, sont taxés :

• Les véhicules immatriculés « voitures particulières » sauf les véhicules à usage spécial non accessible aux fauteuils roulants.
• Les véhicules à usages multiples pour transport de voyageurs, de leur bagage ou biens.
• Les véhicules avec minimum 5 places assises avec un code de carrosserie européen « camion pick-up ».

Ces derniers doivent être possédés par une société immatriculée en France.

La TVS doit être déclarée avant le 15 janvier via la formulaire 25855-SD pour les sociétés soumises au régime simplifié d’imposition. Les autres sociétés doivent remplir leur déclaration courant janvier via le formulaire 3310-1-SD.

Les véhicules destinés exclusivement à certaines activités (vente, location, transport de personnes, auto-école, usage agricole ou commercial ou industriel exclusif…) sont exonérés de la TVS de façon permanente :

Ces types de véhicule sont également exonérés de la TVS :

• Les véhicules de location de courte durée
• Les véhicules électriques et hybrides essence-électrique
• Les véhicules à essence et gaz
• Les véhicules accessibles aux personnes handicapées

La TVS fera sa disparition en 2022 pour être remplacée par deux nouvelles taxes :  la « taxe annuelle sur les émissions de dioxyde de carbone » et la « taxe annuelle sur les polluants atmosphériques ».

Utiliser son propre véhicule

Lorsqu’un dirigeant (salarié ou non) ou un salarié utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles, il peut se faire rembourser par l’entreprise des frais qui couvrent les coûts de cet usage professionnel de son véhicule. On appelle cela les frais kilométriques ou indemnités kilométriques. Les calculs pour les indemnités kilométriques (IK) sont réalisés afin que ces indemnités couvrent l’ensemble des coûts liés au véhicule au prorata des kilomètres parcourus pour raison professionnelle. On peut citer dans ces coûts :

• Le carburant
• Un part du prix d’achat du véhicule et de ses équipements
• L’assurance et l’entretien du véhicule (révisions, changements périodiques de filtres, de fluides, de pneus, de freins…)

L’entreprise ne doit par conséquent payer aucun frais en supplément des IK. (sinon cela reviendrait à déduire deux fois la même charge)

La barème de frais kilométriques est déterminé par des calculs de l’Administration sur des moyennes statistiques nationales. Il est mis à jour annuellement et varie selon deux éléments :

• Le nombre de kilomètre parcourus à titre professionnel
• La puissance fiscale du véhicule (plus ou moins corrélée à son émission de CO2)

Voici les barèmes valables pour 2021 :

Exemple : Une voiture a parcouru 10 000 kms sur l’année et possède 4 CV à (10 000*0,294) + 1 147 = 4 087 €

Bonus à l’électrique ! Pour les véhicules électriques, le montant des frais de déplacement calculés est majoré de 20 %.

Cette option a tendance à être privilégiée lorsque le nombre de kilomètre parcouru reste peu important.

Les frais d’IK sont déductibles pour l’entreprise ce qui diminue le taux d’imposition sur les bénéfices de l’activité professionnelle, que ceux-ci soient taxés à l’IR ou à l’IS.

Comme tous les frais justifiés professionnellement hors catégorie des frais somptuaires, si les frais sont contenus dans les limites du barème ils sont non imposables pour le propriétaire du véhicule. Cependant pour les dirigeants eux-mêmes il faudra veiller par ailleurs :

• A pouvoir justifier que les déplacements ont été effectués dans le strict cadre de l’activité professionnelle et au bénéficie de l’entreprise.
• A s’assurer que le principe de proportionnalité entre les frais engagés et le chiffre d’affaires est appliqué. On ne peut « manger » tout son chiffre d’affaires en kilomètres parcourus, sous peine de requalification de frais professionnels en charges somptuaires non déductibles pour l’entreprise set soumis à charges sociales pour le dirigeant.

Beaucoup considèrent ce barème généreux (c’est-à-dire que le propriétaire du véhicule est généreusement remboursé par l’entreprise). Appliquer ce barème est un maximum admissible pour la déductibilité. Si le propriétaire du véhicule est soucieux des deniers de l’entreprise, rien ne l’oblige de se faire rembourser chaque kilomètre parcouru ni de se faire rembourser au barème maximum autorisé.

Etre accompagné d’un expert-comptable pour gérer ses frais peut être un plus. Ainsi, PopCompta vous propose de vous accompagner à travers ses packs de comptabilité en ligne.

La créance

Une créance doit respecter certaines conditions pour être qualifiée comme telle. Ainsi, elle doit être :

• Certaine. Cela signifie qu’une facture doit y être associée afin de prouver son existence, une trace de la livraison du bien ou du service peut également être apportée. (Un devis n’est pas un élément valide, il ne représente qu’une proposition de bien ou service).
• Liquide. C’est-à-dire avoir un montant précis.
• Éligible. Une date butoir doit être inscrite sur le document attestant la vente.

Il existe plusieurs façons de payer les factures.

Elles peuvent être prépayées. Le règlement de la somme intervient avant que le bien ou service soit fourni. Cependant ce procédé peut s’avérer problématique lorsque le fournisseur se retrouve face à des chèques en bois, des prélèvements rejetés ou encore des cartes bancaires contestées.

La somme peut également être due lors de l’émission de la facture. Le délai de paiement peut varier selon les secteurs d’activités et les modalités choisies. Lorsqu’un le délai n’est pas précisé, le client a 30 jours à compter de l’émission de la facture pour payer la somme due.

Dans le cadre de conditions négociées dans un contrat entre le fournisseur et le client. L’article L 441-10 du Code du commerce prévoit une possibilité de paiement au plus tard de 60 jours calendaires à date d’émission de la facture. Ce délai est ramené à 45 jours maximum pour les factures récurrentes (c’est-à-dire qui constituent un récapitulatif périodique). Ainsi, une facture datée au 2 avril devra être payée légalement au plus tard le 1er juin s’il s’agit d’une facture non périodique ou au plus tard le 17 mai si la facture est périodique.

Lorsque tout se passe bien, les factures sont payées en temps et en heure. Cependant, il peut arriver que ces dernières ne le soient pas ce qui entraînent des conséquences.

Créances impayées

Lorsque la date butoir du règlement d’une facture est dépassée, la facture devient impayée (c’est un terme technique qui ne signifie pas nécessairement qu’elle restera définitivement dans ce statut) et la créance exigible.

La créance peut prendre plusieurs formes lors de la comptabilité de l’entreprise :

• Créance à recouvrer
• Provision pour créance douteuse
• Créance irrécouvrable

La créance à recouvrer

Ce statut désigne une somme impayée mais un recouvrement toujours possible. Deux solutions sont alors à envisager.

La première est le recouvrement amiable. L’entreprise entreprend des actions pour récupérer la somme en établissant un dialogue avec le client :

• L’une des étapes de cet échange est la relance client (l’entreprise rappelle au client l’existence de cette facture et le fail qu’elle est restée impayée). Cette relance peut prendre toute forme orale ou écrite.
• L’étape suivante est la « Mise en demeure » qui constitue une demande avec menace de poursuites judiciaires. Généralement cette étape fait l’objet d’un écrit traçable (LRAR, Fax avec AR, mail avec AR) afin de pouvoir enchaîner sur une démarche judiciaire.

Si le dialogue amiable n’a rien donné et si le fournisseur peut facilement démonter le caractère certain de la créance, il peut entamer une démarche de recouvrement judiciaire. Une requête doit être faîte auprès d’une instance judiciaire, il en résulte deux procédés :

L’injonction de payer, simple et peu couteuse et dont les frais sont à charge du débiteur si elle aboutit. Le créancier rédige une requête en injonction de payer où il joint certaines mentions obligatoires et les pièces justifiant l’impayé.

• Si le juge estime les preuves suffisantes il délivre une ordonnance d’injonction de payer. C’est un processus non contradictoire.
• Le créancier (le fournisseur) signifie par voie d’huissier l’ordonnance au débiteur (client). C’est à ce moment que le débiteur (le client) peut s’y opposer et faire un recours qui mènera à un processus contradictoire similaire à l’assignation en paiement.
• Si le débiteur ne s’oppose pas formellement à l’injonction de payer il peut toutefois ne pas régler. Le créancier va alors re-saisir le juge par écrit pour demander un titre exécutoire à expiration du délai d’opposition. Sur la base de ce titre exécutoire l’huissier pourra procéder à une saisie sur compte si le débiteur n’a toujours pas réglé.

L’assignation en paiement. C’est une procédure coûteuse et plus longue, la partie perdante réglant généralement les frais de la partie victorieuse (dans la mesure où ces frais restent suffisamment raisonnables pour être admis par le jugement). Les entreprises y ont généralement recours pour des montants plus élevés et lorsque l’on est certain que le débiteur contestera ou lorsque celui-ci a contesté l’ordonnance d’injonction de payer.

Provision pour créance douteuse

Ce statut est décidé lorsque le recouvrement de la créance est le plus probablement compromis. La provision vient alors en compensation comptable des factures probablement irrécouvrables (et évite ainsi à l’entreprise fournisseur de comptabiliser et se voir taxer sur un chiffre d’affaires qu’elle ne va probablement pas encaisser). Chaque année le montant de la provision devra être ajustée. Si le client règle la facture alors l’entreprise va devoir reprendre la provision initialement constituée. Si les chances de recouvrement diminuent, il faudra constituer un complément de provision. Au bout de 2 ans, si la créance n’est pas payée elle devient prescrite et irrécouvrable.

Chez PopCompta, votre expert-comptable s’assure de la bonne tenue de votre comptabilité tout en veillant à l’ajustement de vos provisions.

La créance irrécouvrable

Une créance irrécouvrable est une créance qui ne peut être payée ou pour laquelle le fournisseur a définitivement renoncé à se faire payer. Ce peut être évident, par exemple si le client a disparu sans moyen de contact ou la facture a été payée avec un chèque volé ou de guerre lasse (les sommes dues ne méritent pas l’effort pour les recouvrer. C’est également une créance inscrite à un compte de charge définitif. La créance est alors comptabilisée dans un compte « perte sur créance irrécouvrable ».

Créances impayées et récupération de la TVA

Dans certains cas de factures impayées, il est possible de récupérer la TVA. Cela concerne les fournisseurs (créanciers) qui ont un régime de TVA collectée dit « sur les débits ». Cela signifie que le fournisseur doit payer à l’Etat la TVA théoriquement collectée dès qu’il a réalisé la facturation, peu importe quand a lieu le paiement du client.

Pour prétendre à la récupération de la TVA pour une facture impayée, la créance doit être déclarée comme irrécouvrable ou le client doit subir un redressement judiciaire.

Lorsque le client fait face à une procédure collective il est possible de récupérer la TVA :

• Lors du jugement permettant l’arrêt du plan de redressement et indiquant la quantité des créances impayées.
• Dès la date de décision de justice prononçant la liquidation judiciaire.

La demande de récupération de TVA se fait au plus tard le 31 décembre de la deuxième année qui suit celle au cours de laquelle la TVA sur la facture impayée devient irrécupérable. La demande est à effectuer sur la déclaration de TVA.

• Pour les entreprises soumises au régime réel normal, la récupération de la TVA se fait au cadre B de la ligne 21 de la déclaration CA3.
• Pour les entreprises soumises au régime réel simplifié, la récupération de la TVA se fait sur l’avis d’acompte de TVA. Le montant de la taxe sera ensuite reporté sur la déclaration CA12.

L’entreprise doit également envoyer à son client un duplicata de la facture initiale (par lettre recommandée avec accusé de réception) accompagnée de la mention « Facture demeurée impayée pour la somme de …… euros (prix net) et pour la somme de …. euros (TVA correspondante) qui ne peut faire l’objet d’une déduction (CGI, art. 272). »

Lorsque l’entreprise possède plusieurs créances impayées du même client, elle peut lui adresser un état récapitulatif des factures impayées, avec pour chacune :

• Le libellé
• Le numéro d’ordre
• La date de la facture d’origine
• La référence du folio d’enregistrement de la facture
• Le montant HT
• Le montant de la TVA
• La mention « Facture demeurée impayée pour la somme de …… euros (prix net) et pour la somme de …. euros (TVA correspondante) qui ne peut faire l’objet d’une déduction (CGI, art. 272). »

Vous avez maintenant tous les cartes en mains pour gérer vos factures impayées.

Le cas de la récupération de TVA reste tout de même assez rare. Cependant, l’aide d’un professionnel peut être apprécié. Ainsi, PopCompta vous propose des forfaits de comptabilité en ligne en partenariat avec des experts-comptables qualifiés.

Deux cas qui sont fondamentalement différents : celui de l’entrepreneur seul qui cherche principalement à « optimiser » son contexte financier et fiscal de celui des créateurs à plusieurs qui devront commencer par se mettre d’accord et fixer le cadre de leur collaboration.

Commençons par clarifier le concept et les obligations liées à la création d’une personne morale, afin de rétablir certaines réalités que nombre d’entrepreneurs méconnaissent et que nombre de « conseils » en création d’entreprise oublient de leur expliquer.

La personne morale

Lorsqu’on crée une société on crée ce qui s’appelle une personne morale.

On peut faire le parallèle avec la décision d’avoir un enfant. Le « fabriquer » et le mettre au monde est somme toutes assez simple comparé aux responsabilités que cela implique une fois qu’il est là. On anticipe rarement les coûts et les difficultés à l’élever convenablement, et encore moins, si l’enfant n’est pas en bonne santé, les coûts des soins hospitaliers et, si le pire arrive, les coûts des obsèques.

De manière paradoxale les créateurs de société pensent souvent se « protéger » en constituant une société (de quoi, ce n’est pas toujours clair…) et ne perçoivent pas les difficultés liées à la création puis à la gestion d’une personne morale. Au mieux a-t-on anticipé les premiers coûts dits « de création de société », qui vont de la rédaction des statuts (sorte de livret de famille de la personne morale) jusqu’à l’obtention du fameux Kbis (sorte de pièce d’identité de la personne morale).

Cette partie peut sembler simple et peu onéreuse, en particulier si on se fait aider de professionnels comme PopCompta, experts comptables en ligne.

Mais s’ensuivent immédiatement toute une série d’obligations car l’État agit en organe protecteur de la société et des tiers avec lesquels elle interagit, en veillant au respect des règles et en s’assurant que la société n’est pas créée à des fins malhonnêtes :

• Une société est taxée au moins annuellement (impôt sur les sociétés) et souvent au fur et à mesure de son activité (TVA). Pour que cette taxation soit possible, une comptabilité devra être tenue selon les règles fiscales des déclarations devront être faites régulièrement. Des contrôles fiscaux peuvent être faits, si le dirigeant ne sait pas tenir sa comptabilité en ligne il se fera aider, par un expert-comptable (comptable online avec lequel il devra collaborer s’il veut payer moins cher)

• Tout mouvement de fonds entre les associés et la société devra être étroitement surveillé et justifié. Hormis le paiement d’une rémunération contractuelle ou documentée, toute utilisation à des fins personnelles de l’argent ou des biens de la société constitue un délit appelé « abus de biens sociaux ». Dès le premier euro détourné à des fins personnelles l’associé se rend coupable de « vol » ou « d’exploitation abusive » de ce qui appartient à la personne morale même s’il en est le principal, voire unique fondateur. Les sanctions peuvent être lourdes, pouvant aller jusqu’à 5 ans de prison et une amende de 375 000 €. Le dirigeant peut également être condamné à indemniser l’entreprise au titre du préjudice subi.

• Le mandataire social (dirigeant tel que défini aux statuts) est seul responsable de la totalité de ses actes qui sont ainsi susceptibles d’engager sa responsabilité civile, mais également pénale, il n’a aucune garantie face à ses fonctions.

• Le dirigeant doit rendre compte de sa gestion devant l’ensemble des associés : c’est l’objet de la décision annuelle ordinaire d’approbation des comptes, acte juridique approuvé par les associés qui, si vous ne savez pas le rédiger vous-même sera facturé par votre Expert-Comptable ou par des avocats ;

• Le mandataire social est responsable sous peine de lourdes amendes du dépôt annuel de la décision d’approbation des comptes et des comptes eux-mêmes au greffe. Cette obligation vise à consigner et tracer la gestion de la société et ainsi prémunit la personne morale contre des actes malveillants de son mandataire social et/ou des associés à son encontre.

• Si les pertes du premier exercice ou cumulées sur l’ensemble des exercices dépassent 50% du « capital social » (fonds que, ultimement, la société garantit posséder à ses bailleurs), l’Etat (la Loi) considère que la personne morale est en « danger » de mort et les associées doivent se réunir en assemblée extraordinaire et établir toute une série d’actes juridiques et d’enregistrement au Greffe (coûts importants) pour décider soit de fermer la société soit de continuer pendant 2 ans pour tenter de rétablir la situation financière.

• Si la société n’est plus viable ou que les associés ne souhaitent plus continuer l’activité, il faut fermer cette société : dissolution et liquidation, compter un millier d’Euros pour fermer proprement une société et obtenir du Greffe son « Kbis de radiation » un équivalent d’acte de décès.

A la lumière de ces coûts et obligations, il convient de penser la création d’une société à long terme et non juste comme une idée qu’on va tester ou une optimisation ponctuelle de ses droits pôle emploi ou à un revenu minimum. Une société est un investissement qui demande de l’argent et du temps.

Créer à plusieurs

Si vous entreprenez à plusieurs, que ce soit en tant que simple investisseur ou en tant qu’opérationnel, en tant que principal fondateur ou en tant qu’associé minoritaire, vous allez devoir commencer par créer un objet appelé « société » qui portera votre projet entrepreneurial commun.

En effet c’est la raison d’être naturelle d’une société, issue de son étymologie même, que de réunir plusieurs personnes pour mener à bien un projet ou une activité professionnelle. Les « statuts de la société » sont le « contrat » qui :

• Définit l’objet social, c’est-à-dire l’activité, le but de la création de cette société

• Régit les relations entre les associés qui prennent part à la société, leurs droits de cession ou achats de titres de participation, processus d’agrément de nouveaux associés, etc…

• Régit le fonctionnement de la société : adresse du siège, nomination, pouvoir et rémunération du(des) dirigeant(s), assemblées générales « ordinaires où le dirigeant rend compte aux autres associés de l’activité passée, assemblées générales extraordinaires pour décider des modifications statutaires et de tout ce qui n’est pas délégué au pouvoir opérationnel du(des) dirigeant(s), etc…

Le choix est généralement fait parmi les deux types de sociétés les plus usuels en France, la SARL ou la SAS. Si on doit résumer succinctement :

• Ce choix influe notamment sur la couverture sociale du dirigeant majoritaire : le gérant majoritaire d’une SARL est adhérent au régime social des indépendants (moins cher mais aussi moins protecteur que celui d’un travailleur salarié), alors que le Président de la SAS est assimilé salarié.

• Les statuts et le cadre de gestion d’une SARL est assez rigide mais les pouvoirs du Gérant majoritaire sont généralement très larges voir hégémoniques à l’intérieur de ce cadre ; a contrario la SAS permet de définir de manière beaucoup plus libre les pouvoirs et les limites de la direction opérationnelle ainsi que de définir des organes de contrôle ou de suivi.

• Il y a bien plus de souplesse sur l’augmentation de capital et sur la cession et l’acquisition d’actions de SAS que de parts de SARL ; on peut définir des actions de SAS avec des droits de vote doubles ou limités (…)

Créer Seul

Si vous entreprenez seul, l’un des premiers choix que vous aurez à faire c’est celui d’activer « en nom propre », comme un entrepreneur individuel, ou bien de créer une société au sein de laquelle vous allez développer votre activité.

Comme expliqué plus haut, il ne faut pas créer une société sur un coup de tête ou par suite d’un mauvais conseil. Popcompta acteur de la comptabilité en ligne, vous informe et vous guide à travers ce choix.

La notion de société est étymologiquement liée à la réunion de plusieurs personnes pour mener à bien un projet ou une activité professionnelle. Si vous êtes seul, il faut avoir une bonne raison de créer une structure qui va vous coûter chaque année du temps et de l’argent : l’optimisation fiscale pour un ou deux ans est le plus souvent un mauvais calcul.

Faire le choix d’exercer en nom propre, dans ce qu’on appelle une entreprise individuelle, vous permet de suivre un processus de création d’entreprise simplifié. En effet, il suffit d’un formulaire de déclaration que vous envoyez à la chambre des métiers ou directement à l’URSSAF selon votre activité ; l’inscription au registre du Greffe du Tribunal de Commerce est la plupart du temps inutile ou optionnelle et vous n’avez aucune obligation annuelle envers ce tribunal. La cessation d’activité pour un entrepreneur individuel est toute aussi simple et consiste en une déclaration administrative (il n’y a rien à « fermer » puisque vous continuez d’exister, c’est juste votre activité que vous arrêtez…)

Les risques de l’entrepreneur individuel sont accrus s’il « fait faillite » puisqu’il est responsable sur ses propres biens envers ceux auprès de qui il a contracté des dettes. Quatre légendes urbaines sont cependant à clarifier :

• « L’entrepreneur individuel ne peut avoir de salariés » FAUX, des millions d’artisans et commerçants exercent en nom propre en France, ils peuvent avoir des salariés ni mieux ni moins bien que s’ils étaient en société : il est néanmoins responsable sur ses derniers de payer non seulement les salaires mais également les charges sociales (qui sont parfois calculées et perçues avec du retard) à l’Etat. Cela implique un minimum de gestion de sa trésorerie.

• « Si vous créez en société on va vous prêter de l’argent que vous pourrez ne pas rembourser ». FAUX : le prêteur garantit toujours son prêt et le plus souvent vous demandera une caution personnelle si la société n’apporte pas suffisamment de garanties.

• « Si vous créez en société, vos bien propres sont à l’abri, c’est la société qui sera poursuivie ». VRAI si le problème est extérieur à votre volonté, FAUX s’il s’agit d’une erreur de gestion : le mandataire social est responsable en nom propre de ses fautes de gestion. En particulier l’Etat vous poursuivra dans vos activités futures si vous abandonnez l’entreprise avec des dettes sociales ou fiscales que vous avez accumulées et omis de payer quand vous le pouviez.

• « Toute société risque de faire faillite pour des raisons autres que des erreurs de gestion ». FAUX, les évènements extérieurs à votre gestion peuvent annuler votre possibilité de générer du chiffre d’affaires ou augmenter vos coûts d’achat de biens ou de services nécessaires à votre activité : néanmoins si vous n’avez pas d’investissements réalisées avec des emprunts, pas d’engagements signés d’avance envers des clients ou des fournisseurs, la cessation d’une activité devenue non viable est indolore.

Les impôts sur les bénéfices de l’activité professionnelle en nom propre sont comptabilisés et prélevés avec la déclaration sur le revenu personnel de l’entrepreneur (IR) car il n’y a pas de distinction entre le particulier et le professionnel. Il existe deux annexes à la déclaration d’IR en fonction de l’activité exercée : annexe 2031-SD pour déclarer des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) pour les commerçants et artisans ou annexe 2035-SD pour les bénéfices non-commerciaux (BNC), essentiellement liés aux professions libérales.

Pour l’entrepreneur seul fondateur, l’entreprise individuelle reste l’option la plus simple, avec le plus de souplesse, le choix de créer une société devrait rester une exception justifiée par une réflexion de long terme.

Ces deux statuts possèdent tout de même des similarités. Lors de la création d’entreprise, il est possible de bénéficier de l’ARE (Allocation chômage d’aide au retour à l’emploi). Cela permet de recevoir son allocation le temps de démarrer son activité (tout en restant demandeur d’emploi).

Plusieurs solutions existent :

• Lorsque l’entrepreneur ne perçoit aucun revenu, il peut bénéficier de la totalité des allocations.

• Lorsque l’entrepreneur perçoit un revenu inférieur à celui par rapport auquel ses droits ont été calculés, il touche partiellement ses allocations. Ainsi, 70% des revenus de l’entreprise sont déduits de l’allocation mensuelle net l’allocation pourra être touchée plus longtemps.

• Lorsque l’entrepreneur perçoit un revenu égal ou supérieur à celui par rapport auquel ses droits ont été calculés, il ne touche plus ses allocations.

Cependant, l’EI ou le Gérant majoritaire de SARL (U) devront tout de même cotiser un minimum au régime des indépendants. Tandis que le président de SAS(U) peut se déclarer non salarié et dans ce cas les URSSAF des salariés le couvrent jusqu’à épuisement de ses droits sans rien déduire (mais il ne doit rien percevoir de sa société).

La personne physique et la personne morale sont deux choix possibles lors de la création de son entreprise. Il est important de bien y réfléchir. Par la suite, il conviendra de déterminer le statut juridique adapté.

Annexe : aspects pratiques de la création d’une société

1. La rédaction des statuts

La société est une « personne morale » qui va porter votre projet. Les contrats et leur responsabilité ainsi que les revenus d’activités appartiendront à cette personne morale : un certain formalisme sera nécessaire dans tous les échanges avec cette entité même (ou surtout) si vous en êtes l’associé principal, voire unique. Les statuts définissent donc la personne morale que vous constituez et régissent le fonctionnement, ils représentent l’acte fondateur de cette personne morale.

Avant de commencer la rédaction de vos statuts, il est important de faire le choix de la forme juridique de votre entreprise ainsi que celui de son régime fiscal. Vous pouvez ensuite commencer la rédaction de vos statuts.

Les statuts contiennent des informations d’ordre général tel que : la dénomination sociale, le siège social, l’activité commerciale, … Ils définissent également les règles entre associés. Ces mentions sont obligatoires et prévues par la loi. Cependant, des mentions spécifiques concernant votre société pourront (ou devront dans le cas de certaines activités réglementées) aussi être insérées dans ces statuts.

Vous pouvez choisir de rédiger vos statuts vous-même ou alors faire appel à un professionnel tel qu’un avocat ou un expert-comptable. Les experts-comptables en ligne partenaires de PopCompta proposent ce service, sous réserve que vous leur confiiez par la suite la comptabilité online de votre société.

2. Les apports

Lors de la rédaction des statuts, les fondateurs s’engagent à libérer leurs apports. Il existe plusieurs formes d’apports :

• Les apports en numéraire : ils constituent de l’argent, bloqué sur un compte bancaire jusqu’à l’immatriculation de la société.

• Les apports en nature (mobiliers, immobiliers, brevets, …) : ils doivent être évalués et présents dans les statuts. Selon la forme juridique, l’évaluation devra se faire par un commissaire aux apports.

• Les apports en industrie : savoir / connaissances. Ils ne constituent pas un apport en capital social mais l’apporteur peut accéder à la répartition des bénéfices et participer aux votes.

Les apports constitués, la banque remet une attestation qui devra être jointe au dossier à faire parvenir au CFE. Il est demandé un capital social de minimum 1€ pour les SARL/SAS

3. La publication dans un journal d’annonces légales

En effet, il vous faudra ensuite faire publier la création de votre société dans un journal d’annonces légales. Les informations suivantes devront être comprises :

• Forme sociale
• Dénomination
• Siège social
• Capital social

4. Constituer et déposer son dossier au CFE (Centre de Formalité des Entreprises)

Une fois toutes les étapes précédentes accomplies, la dernière chose à faire est de déposer son dossier au CFE correspondant à sa société.

Le dossier doit ainsi contenir :

• Un exemplaire des statuts définitifs signés
• L’attestation de dépôt de fonds
• Une copie de l’avis d’insertion de la création de la société dans un journal d’annonce légale
• Une déclaration sur l’honneur de non-condamnation, avec mention de la filiation
• Une copie des pièces d‘identité des dirigeants

Une fois le dossier déposé et validé, votre numéro d’immatriculation vous ai transmis et vous pouvez démarrer votre activité !

Les coûts

Il faut compter environ 200 € pour les frais de publication dans un journal d’annonce légale.

La rédaction de vos statuts par un professionnel peut coûter entre 500 € et 2500 €, selon le statut juridique de votre société.

Si vous choisissez d’effectuer un apport en nature, le coût d’un commissaire aux apports peut être de 500 € à 3000 €.

Vous savez maintenant tout des démarches administratives à effectuer. Parfois longues et fastidieuses, PopCompta vous propose de gérer ces formalités pour vous. Nos forfaits création vous permettent d’être mis en relation avec nos experts-comptables partenaires afin de poursuivre votre activité professionnelle en toute sérénité.

Bientôt 1 an que la crise sanitaire touche le monde entier. 1 an que nos vies ont été bouleversées à travers les nombreuses restrictions. Il a alors fallu s’adapter et trouver des solutions alternatives afin de continuer à vivre. En tête des exemples, le logiciel de visioconférence, qui, inconnu de beaucoup il y a encore un an, est devenu notre meilleur allié. Aussi bien utilisé dans la vie professionnelle que personnelle, cet outil digital est devenu indispensable.

S’adapter en temps de crise

La digitalisation est un enjeu crucial dans ce monde divisé par une crise sanitaire qui perdure. Certaines entreprises ont pu s’adapter en mettant en place le télétravail, pour d’autres ce fût plus compliqué leur activité s’y prêtant moins bien. Pour les commerçants, à moins d’avoir un site d’e-commerce ou d’être capables de mettre en ligne rapidement une formule click & collect, nombreux sont ceux qui ont vu leur activité stoppée. La digitalisation est devenue une question de survie alors que seulement 25% des dirigeants de PME affirmaient avant la crise mener une réflexion sur leur transformation digitale.

On connaissait pourtant depuis plusieurs années les nombreux avantages de la digitalisation, la crise sanitaire a rendu le discours plus tangible : la vente en ligne, le télétravail, la téléconsultation, les interventions en ligne, les webinars sont devenus au cours de ces derniers mois la seule voie qui permettait de pérenniser une activité.

Digitaliser son entreprise c’est garantir son avenir : de nombreuses entreprises l’ont ressenti concrètement durant ces derniers mois et on rejoint ce mouvement inéluctable. Ce n’est pas trop tard : la crise sanitaire a seulement accéléré le processus de transformation digitale des entreprises. Ainsi, 74% des analystes du secteur ont affirmé que des projets de transformation numérique ont été validés en quelques semaines au lieu de plus d’un an en temps normal. Le besoin pour les entreprises de se moderniser et d’accroître leur présence en ligne se fait ressentir.

Dématérialisez vos services externes

La transformation numérique est également synonyme de dématérialisation. Chez PopCompta, nous avons anticipé et intégré des outils de productivité et de dialogue expert-comptable en ligne – client d’une comptabilité dématérialisée plus efficace et plus moderne. Votre compta online est accélérée par PopCompta via des fonctions d’archivage de documentation comptable par Internet qui est prétraitée par des fonctions de lecture automatique (OCR) et un module d’Intelligence Artificielle. La comptabilité dématérialisée se gère complètement en ligne grâce à une plateforme où vous n’avez qu’à transférer vos factures. Vos documents sont conservés sur un cloud et vous n’avez plus besoin de les imprimer.

Le processus de transformation numérique et de dématérialisation des factures paraît encore complexe pour de nombreuses entreprises mais il est important de s’y préparer : d’ici 2023, la facture électronique sera obligatoire pour les échanges B2B (entre entreprises).

La crise sanitaire aura permis de prouver qu’aujourd’hui il est devenu indispensable de digitaliser son entreprise pour lui garantir une pérennité et une capacité à s’adapter aux enjeux futurs, dans un monde qui peut bouleverser à tout instant nos habitudes ancestrales. Commencer par dématérialiser sa comptabilité sur Internet et passer à un service comptable en ligne est un premier pas de la transformation digitale, un pas assez formateur et assez simple, quand on y réfléchit !

Être auto-entrepreneur c’est déjà être considéré comme une entreprise individuelle, il existe en effet deux régime fiscaux et sociaux différents sous le statut d’EI. Celui de l’auto-entreprise et celui du réel à l’impôt sur le revenu.

Une auto-entreprise peut devenir une Entreprise Individuelle pour deux raisons :

• Lors de dépassement de seuils de chiffre d’affaire.
• Sur option volontaire.

Le dépassement de seuils

Lors du dépassement des seuils suivants, l’auto-entreprise devient une Entreprise Individuelle dès le 1^er janvier de l’année suivante de celle du dépassement de seuil.

• 176 200€ de CA (dont 85 800 € en franchise de TVA) pour les ventes de marchandises, objets, fourniture, denrées à emporter ou consommer sur place et les fournitures de logements.
• 72 500€ de CA (dont 34 400 € en franchise de TVA) pour les autres activités de prestations de services relevant des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) et pour les professions libérales relevant des bénéfices non-commerciaux (BNC).

Le régime social des indépendants vous informe par courrier de votre dépassement et ainsi de votre changement de statut.

L’option volontaire

Pour sortir volontairement du régime d’auto-entrepreneur, il convient d’envoyer un courrier au Service des Impôts des Entreprises (SIE). Il doit être envoyé avant le 31 décembre de l’année précédente à laquelle vous souhaitez changer de régime.

En pratique, dès que l’auto-entrepreneur dépasse le seuil de la franchise de TVA il fait en général cette démarche pour éviter la complexité additionnelle de la TVA sans pouvoir déduire pour autant ses charges.

Les changements

Lors d’un changement sur option, il est nécessaire d’inscrire la société :

• Au Registre du Commerce et des Sociétés pour les activités commerciales
• Au Représentant des métiers pour les activités artisanales
• A l’URSSAF pour les activités libérales

Lors d’un dépassement de seuil, ces inscriptions devront être réalisées dans les 2 mois suivants le dépassement.

Un des changements majeurs se situe au niveau de la comptabilité avec l’obligation de tenir une comptabilité commerciale. Il est désormais nécessaire d’enregistrer chronologiquement les opérations affectant le patrimoine de l’entreprise, d’effectuer un inventaire complet une fois par an et de mettre en place des comptes annuels. Pour cela, Popcompta vous propose des forfaits de comptabilité low cost gérés par nos experts comptables partenaires.

Des transformations fiscales sont aussi à prévoir. La société sera soumise au régime de droit commun de l’entreprise individuelle. En effet, l’imposition ne se fera plus sur le bénéfice forfaitaire mais sur le bénéfice réel avec la prise en compte des charges. Vous devrez alors intégrer à votre imposition personnelle le montant de vos BNC, BIC ou BA. De plus vous serez assujetti à la TVA.

Vous restez au régime des indépendants mais vos cotisations sociales sont calculées en fonction de vos bénéfices et plus de vos recettes (40-45%) et elles sont elles-mêmes déductibles.

Vous avez maintenant toutes les cartes en mains pour transformer votre auto-entreprise en Entreprise Individuelle. N’hésitez pas nous contacter, nous vous mettons en relation avec des experts-comptables online prêt à vous conseiller.

Tout comme passer de la SARL à la SAS, la transformation de la SAS à la SARL est possible (mais moins répandue). C’est un procédé complexe sur lequel Popcompta a décidé de vous éclairer.

Malgré la souplesse et la liberté qu’accorde le statut de la Société par Actions Simplifiées, plusieurs raisons peuvent motiver une société à devenir une SARL. Le changement de régime social, le désir de mieux encadrer les droits des associés ou encore le fait de bénéficier du statut de conjoint collaborateur peuvent justifier ce changement.

Ce qui change

Le président de la SAS devient gérant de la SARL :

• Si le gérant est associé majoritaire son statut devient travailleur non salarié ou indépendant (affilié à la sécurité sociale des indépendants).
• Si le gérant n’est pas un associé ou qu’il est un associé minoritaire ou égalitaire, aucun changement de statut social ne sera effectué.

Les actions deviennent des parts sociales. Les détenteurs de parts sociales sont nommés dans les statuts de la SARL et les modifications doivent en principe également figurer dans les statuts, (alors que les actions s’échangent plus simplement et les mouvements sont répertoriés dans un registre de mouvements de titres qui n’est pas public comme les statuts). De plus, il faudra obligatoirement respecter une procédure d’agrément pour les cessions de titres envers les tiers (formalité qui n’est faîte pour une SAS que lorsque cela est prévu statutairement).

Le régime fiscal reste inchangé, en effet la SAS et la SARL sont toutes deux soumises à l’impôt sur les sociétés.

Le processus de transformation

Avant de commencer la transformation il faut vérifier que le changement de statut est faisable. En effet, la société ne peut excéder le nombre maximum de 100 associés. De plus les sociétés de crédit, d’investissement, d’assurance, de capitalisation et d’épargne ne peuvent prétendre à ce changement de statut.

La décision de la transformation doit être prise lors de l’AGE selon les modalités prévues dans les statuts. Les représentants du comité d’entreprise (s’il y en a un) devront impérativement être informés. 

Un commissaire à la transformation n’est indispensable que si la société n’a pas déjà un commissaire aux comptes. Ce dernier (ou le CAC existant) devra établir un rapport prouvant que le montant des capitaux propres est au moins égal au montant du capital social.

La modification des statuts est une étape obligatoire car certaines clauses d’une SAS ne peuvent être dans les statuts d’une SARL (tel que celles d’inaliénabilité ou d’exclusion). Elles sont ainsi à supprimer.

En outre, la publication de l’évènement dans un journal d’annonces légales est nécessaire afin de poursuivre le processus.

Un dossier avec les éléments suivants devra être déposer au centre des formalités des entreprises (CFE) :

• 1 formulaire M2
• 1 formulaire M3 SARL en présence de plusieurs gérants
• 1 exemplaire des nouveaux statuts
• 1 formulaire TNS si la gérance est majoritaire pour chaque gérant
• 1 exemplaire du procès-verbal de l’AGE
• 1 exemplaire du rapport du commissaire aux comptes, si la société en a un
• L’attestation de parution dans un journal d’annonces légales
• 1 formulaire DBE-S-1 complété et signé par le représentant légal

Vous connaissez maintenant la marche à suivre lors de la transformation de votre SAS en SARL. Cette procédure complexe requiert l’aide d’un expert-comptable, Popcompta vous propose des forfaits de comptabilité low cost gérés par des Experts-Comptables partenaire pour vous assister dans vos démarches. N’hésitez-pas à nous contacter.  

Tout comme le régime de TVA de votre entreprise, le statut juridique n’est pas définitif. Vous pouvez en effet en changer pour diverses raisons tel qu’une hausse (ou baisse) de votre activité ou encore un accroissement de votre nombre d’associés. Popcompta, acteur de la comptabilité en ligne vous en dit plus.

Ce processus est complexe et nécessite plusieurs étapes.

Pourquoi passer d’une SARL (société à responsabilité limitée) à une SAS (société par actions simplifiées) ?

Il existe deux sources de motivation pour changer de statut juridique :

• Si la société atteint 100 associés, elle doit ainsi devenir une SAS dans un délai de deux ans.
• Si la décision est prise pour des raisons de financement afin de développer l’entreprise, devenir une SAS permet d’émettre des obligations ou des actions sur les marchés financiers. Adopter ce statut peut aussi permettre au gérant majoritaire d’améliorer son statut fiscal et social en devenant un salarié sans perdre le contrôle du capital de la société.

Les avantages de la SAS

• Ce statut juridique est plus libre que celui de la SARL, il ne constitue pas de nombre maximum d’associés.

• La SAS permet la création d’organes de contrôles sans solliciter les associés. Par exemple un tiers (tel que votre principal fournisseur) peut exercer un droit de contrôle sur certaines décisions.

• Une SAS permet une prise de décision plus libre par la création d’organes de direction. Certes la direction est effectuée par un président mais les associés peuvent aussi prendre des décisions si vous le précisez dans vos statuts. En outre, votre SAS peut avoir pour président une personne morale.

• Les modalités d’entrée et de sortie de vos associés sont choisies librement. Contrairement à la SARL où l’entrée d’un nouvel associé doit être corrélée avec la sortie d’un autre et doit comprendre une cession de parts sociales soumise à une procédure de l’agrément.

• Une SAS permet la fidélisation de ses salariés qui peuvent bénéficier de BSPCE (bons donnant à leur bénéficiaire le droit de souscrire des titres représentatifs du capital de leur société à un prix fixé le jour de leur attribution). 

• Les cessions de parts dans une SARL ont un droit d’enregistrement de 3% (après abattement au prorata du pourcentage cédé) alors que les cessions d’actions dans un SAS possèdent un droit d’enregistrement de 0,1%.

Le processus de transformation de statut

Avant d’amorcer la transformation, la SARL doit libérer au moins 50% des apports en numéraire de la SARL. Il est aussi nécessaire d’avoir établi un rapport sur la situation fait par un commissaire aux comptes (appelé dans ce cas commissaire à la transformation). Ce dernier devra être déposé au greffe du tribunal de commerce dans les 8 jours précédents l’assemblée générale extraordinaire. Lors de celle-ci, la décision de la transformation devra être prise à l’unanimité par les associés.

Une mise à jour des statuts est ensuite primordiale, par exemple la modification des règles liées aux prises de décision en assemblé d’associés ou encore le changement de la forme juridique de la société. Afin d’éviter de mauvaises formulations dans les clauses, il est conseillé d’être assisté d’un avocat ou d’un expert-comptable. Popcompta, vous met ainsi en relation avec des experts-comptables online prêt à vous conseiller lors de votre transformation.

L’étape suivante consiste à déposer au greffe le dossier composé des éléments suivants :

• 1 exemplaire certifié conforma du PV d’AGE relatif à la décision de transformation enregistré aux impôts

• 3 formulaires M2 complétés et signés

• 1 exemplaire certifié conforme des statuts mis à jour

• 1 exemplaire du rapport du commissaire à la transformation

• 1 copie de la parution de l’avis de modification dans un journal d’annonces légales

• 1 copie du récépissé du dépôt de greffe du rapport du commissaire à la transformation

Après le dépôt de ces documents, différents coûts sont ensuite à régler.

Les coûts :

• Si la partie juridique est effectuée par un avocat ou expert-comptable, cela vous reviendra entre 500 et 1000€ HT.

• Les frais de commissaires aux comptes s’élèveront minimum à 1000€ HT.

• Les frais de greffe sont égaux à 208,23€ TTC.

• L’enregistrement aux impôts a un montant fixe de 75€.

• Vous devrez compter entre 100 et 300€ (varie selon les départements) pour la parution de votre annoncé légale.

Vous savez maintenant ce qu’il vous attend si vous souhaitez transformer votre SARL en SAS. Si vous ressentez le besoin d’être aidé, Popcompta vous propose des forfaits de comptabilité low cost gérés par des Experts-Comptables partenaires pour vous assister dans vos démarches. N’hésitez-pas à nous contacter.