Une comptabilité online au service des entrepreneurs

Le code général des impôts (CGI) impose aux entreprises la conservation des documents comptables, fiscaux, sociaux et commerciaux pendant une période donnée. Le temps de conservation est différent selon le type de pièce. PopCompta, acteur de la comptabilité en ligne vous dit tout.

Les pièces comptables

Tout document officiel qui justifie les recettes et dépenses de l’activité de la société doit être gardé 10 ans. Cette période débute à la date de clôture du livre pour le livre journal et le grand livre.

Pour les comptes annuels tels que le bilan, le compte de résultat ou encore les annexes, les 10 ans débutent à la date de clôture de l’exercice.

La même durée de conservation est demandée pour les pièces justificatives comme les bons de commande, de livraison …

Les pièces fiscales

Tout document officiel concernant les impôts et les revenus de l’entreprise doit être conservé 6 ans.   

En effet cela concerne tous les documents sur l’impôt sur les sociétés / le revenu, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfice agricoles (BA) en régime réel. Sont également concernés les documents d’impôts directs locaux et de cotisation foncière des entreprises ainsi que les taxes sur le chiffre d’affaires.

Le délai de conservation débute à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou à partir de la date à laquelle les documents ont été délivrés.

Les documents sociaux (société commerciale)

L’objet social de l’entreprise est dit « commercial » si l’activité implique des actes commerciaux : activités de construction, d’achat-revente,  de transport…

Il existe différents temps de conservation selon la nature des pièces.

1 an pour la comptabilisation des horaires salariés, des heures d’astreintes et leur compensation.

3 ans pour les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires et la comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait.

3 derniers exercices pour les feuilles de présence et pouvoir,  les rapports du gérant/conseil d’administration et les rapports de commissaires aux comptes.

5 ans pour les bulletins de paie, le registre unique du personnel, les documents concernant les contrats de travail, salaires, prime, indemnités, solde tout compte et régime de retraite. Les mises en demeure et observation de l’inspection du travail doivent être conservés 5 ans tout comme les traités de fusion ou autres activités liés au fonctionnement de la société.

Pour les documents concernant les déclarations d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie.

Le Registre de titres nominatifs, le Registre des mouvements de titres, l’Ordre du mouvement, le Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administrations doivent être conservés 5 ans à partir de la fin de leur utilisation.

Les statuts doivent être conservés 5 ans après la radiation de de la société au Registre du commerce et des sociétés. Cependant, il est conseillé de les archiver à vie.

Les documents civils et commerciaux

Les documents commerciaux sont ceux qui concernent la relation avec les clients. Ils doivent être conservés pendant 2, 3, 5 , 10 ou 30 ans.

2 ans pour les polices d’assurance (à partir de la résiliation du contrat) et pour la garantie pour les biens ou services fournis au consommateur.3 ans pour les déclarations en douane.5 ans pour les contrats ou conventions conclus dans le cadre d’une relation commerciale , les documents de transport de marchandises et les documents bancaires. Les documents relatifs à la propriété intellectuelle sont à conserver 5 ans à partir de la fin de la protection et le dossier d’un avocat, 5 ans à partir de la fin du mandat.10 ans pour les contrats conclus par voie électronique (supérieur à 120€).30 ans pour les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers.Attention aux sanctions !

Une « amende de 5000 euros est applicable en cas d’absence de tenue des documents ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits » indique le Code général des impôts (article 1734).

Des sentences plus lourdes peuvent être appliquées pour le faux et usage de faux ainsi que la fraude fiscale. Les peines varient entre 37 000 et 45 000 euros d’amendes et 3 à 5 ans de prison.

Il est donc indispensable de garder tous les documents relatifs à sa société. Ainsi, Popcompta met à votre disposition un archivage décennal dans un cloud sécurisé.

Si vous avez encore des questions, n’hésitez pas à joindre PopCompta qui vous mettra en relation avec ses experts-comptables.

Après vous avoir éclairés sur les différents régimes de TVA, PopCompta vous renseigne sur les différentes options de reversement de la TVA.  

En effet, les entreprises assujetties à la TVA sont dans l’obligation de reverser à l’État la TVA qu’elles collectent. Deux options sont possibles : le paiement de la TVA d’après les débits ou le paiement de la TVA d’après les encaissements.

Le reversement doit être fait lorsque la TVA devient exigible. L’exigibilité est le « droit que le Trésor peut faire valoir aux termes de la loi, à partir d’un moment donné, auprès du redevable pour le paiement de la taxe, même si le paiement peut en être reporté » (article 62 de la directive européenne 2006/112/CE).

La TVA d’après les débits

Cette option concerne principalement la vente de marchandise. Dans ce cas, la TVA devient exigible à partir de la date d’émission de la facture.

Cela permet de simplifier la gestion de la TVA car il suffit d’indiquer sur la déclaration de TVA le montant du chiffre d’affaire facturé. Cependant, cela peut causer un décalage de trésorerie négative. En effet, l’entreprise peut se retrouver à devoir reverser la TVA alors que le client n’a pas encore payé la facture. Ce problème se résout généralement en se faisant payer à la commande, ce qui est également conseillé car cela évite le risque de livrer et de ne jamais voir le paiement.

Les personnels exerçant des activités qui les soumettent par défaut à la TVA d’après les débits n’ont pas d’autres choix et ne peuvent pas bénéficier de la TVA d’après les encaissements.

La TVA d’après les encaissements

Les entreprises soumises par défaut à la TVA d’après les encaissements sont des entreprises :

De prestations de services ;De travaux immobiliers ;De cession / concession de meubles incorporels (brevets, créances, …)

La TVA devient exigible lors du paiement des factures. C’est-à-dire que l’encaissement doit avoir été constaté à la banque de l’entreprise avant que la TVA doive être versée à l’État. Concernant les acomptes sur une facture, la TVA est en principe due au prorata des paiements réalisés mais depuis plusieurs années l’Administration et les comptables prônent l’émission d’une facture pour chaque paiement reçu, ce qui simplifie à la fois le suivi en comptabilité et la gestion de la TVA.

Les dates d’exigibilités sont différentes selon les moyens de paiement :

Chèque : dès la remise matérielle du chèque. Si ce dernier n’est pas provisionné et est rejeté après que la TVA a été payée, l’entreprise peut récupérer cette TVA qui n’a finalement pas été encaissée sur la prochaine déclaration de TVA.Virement : dès l’inscription sur le compte bancaire.Espèces : dès la remise de l’argent.Par effet de commerce : dès le paiement de ce dernier.

Un effet de commerce est un document émis par un créancier ordonnant à un débiteur, par écrit et via une tierce personne de payer une dette à un bénéficiaire (à échéance). Cela peut être une lettre de change ou encore un billet à ordre.

Cette option permet à l’entreprise d’éviter de reverser la TVA collectée alors que les clients n’ont pas encore payé, cependant la gestion peut s’avérer plus compliquée que pour la TVA d’après les débits. 

L’entreprise devra écrire sur chacune de ses factures « TVA exigible d’après les encaissements ».

Les professionnels assujettis à la TVA d’après les encaissements peuvent opérer un changement d’option et opter pour la TVA d’après les débits. Ainsi, il est possible d’en faire la demande en envoyant un courrier au service des impôts. L’option de changement s’applique alors à toutes les opérations réalisées par l’entreprise ce qui permet de simplifier la comptabilité de cette dernière. La modification prend effet à compter du premier jour du mois suivant celui auquel du cours la demande a été faite. Il convient alors d’inscrire « TVA exigible d’après les débits » sur chaque facture. 

Avec des forfaits de comptabilité en ligne, PopCompta vous conseille et s’occupe de vos déclarations de TVA grâce à des partenariats avec des experts-comptables compétents.

Lorsqu’une entreprise utilise un véhicule pour les besoins de son activité, deux choix lui sont offerts. En effet, l’entrepreneur ou le personnel peuvent utiliser leur véhicule personnel et se défrayer ou alors utiliser un véhicule qui appartient à l’entreprise. Dans le cas d’un véhicule appartenant à l’entreprise on distingue les notions de véhicule de tourisme, utilitaire, de société ou encore de fonction. Dans chaque cas des conditions, des barèmes et des taxations sont à appliquer

Il est donc important de connaître les conditions, les barèmes et les taxations afin de calculer préalablement laquelle de ces deux solutions est la plus avantageuse pour vous, en fonction de votre activité, des kilomètres parcourus pour vos besoins professionnels et des éventuels usages personnels du véhicule.

PopCompta, acteur de la comptabilité en ligne vous éclaire sur ces différentes options.

Avoir un véhicule de société

Un véhicule de société est un véhicule que la société met à disposition de l’ensemble des salariés pour des déplacements professionnels pendant les horaires de travail. L’achat d’un tel véhicule est en général privilégié lorsque l’utilisation de ce dernier est régulière et importante.

Choisir cette option constitue des avantages. En effet, l’achat, l’assurance et tous les frais concernant le véhicule sont payés par la société. Vous ne déboursez rien, tout est au nom de la société. Cependant, la déduction fiscale est limitée. L’amortissement de l’achat du véhicule est déductible de vos résultats mais limité en fonction de la date de mise en circulation et des émissions de CO2.

2 catégories de véhicule de société existent :

1. Les véhicules utilitaires

Ce sont des véhicules destinés au transport de marchandise ou matériaux. Il doit y avoir un espace de chargement au moins égal à 50% de la longueur de l’empâtement. Ce sont des fourgons, camionnettes, pick-up, camions, … 

Les véhicules utilitaires sont exonérés de la Taxe sur les Véhicules de Sociétés. Cependant, la récupération de la TVA est possible. La TVA est également récupérable sur les carburants :

À 80% sur le gazole sur l’essence depuis le 1er janvier 2021À 100% sur le GPL, GNV et électricité.2. Les véhicules de tourisme

Ce sont des véhicules qui possèdent au maximum 9 places assises, le conducteur compris (citadine, monospace, berline, minibus, …) Ils sont immatriculés en tant que « voiture particulière ».

Lorsqu’un véhicule de tourisme est utilisé hors du temps de travail, il convient de déclarer un avantage en nature. Les salariés profitant de cette avantage devront payer chaque année l’impôt sur le revenu et des cotisations sociales en tant que bénéficiaire d’une voiture de fonction.

La TVA à l’achat d’un véhicule de tourisme n’est pas récupérable mais il est possible de la récupérer sur les carburants, au même taux que pour les véhicules utilitaires.

Avoir un véhicule de tourisme inclut de payer la Taxe sur les Véhicules de Sociétés (anciennement TVTS). Elle est calculée par trimestre selon le nombre de véhicules possédées au 1er jour de chaque trimestre.

La TVS concerne les véhicules destinés au transport de personnes. Le fait que ces véhicules soient utilisés uniquement ou non à des fins professionnelles n'a pas d'impact sur la TVS. (Un véhicule de fonction y est soumis). Ainsi, sont taxés :

Les véhicules immatriculés « voitures particulières » sauf les véhicules à usage spécial non accessible aux fauteuils roulants.Les véhicules à usages multiples pour transport de voyageurs, de leur bagage ou biens.Les véhicules avec minimum 5 places assises avec un code de carrosserie européen « camion pick-up ».

Ces derniers doivent être possédés par une société immatriculée en France.

La TVS doit être déclarée avant le 15 janvier via la formulaire 25855-SD pour les sociétés soumises au régime simplifié d’imposition. Les autres sociétés doivent remplir leur déclaration courant janvier via le formulaire 3310-1-SD.

Les véhicules destinés exclusivement à certaines activités (vente, location, transport de personnes, auto-école, usage agricole ou commercial ou industriel exclusif…) sont exonérés de la TVS de façon permanente :

Ces types de véhicule sont également exonérés de la TVS :

Les véhicules de location de courte duréeLes véhicules électriques et hybrides essence-électriqueLes véhicules à essence et gazLes véhicules accessibles aux personnes handicapées

La TVS fera sa disparition en 2022 pour être remplacée par deux nouvelles taxes :  la « taxe annuelle sur les émissions de dioxyde de carbone » et la « taxe annuelle sur les polluants atmosphériques ».

Utiliser son propre véhicule

Lorsqu’un dirigeant (salarié ou non) ou un salarié utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles, il peut se faire rembourser par l’entreprise des frais qui couvrent les coûts de cet usage professionnel de son véhicule. On appelle cela les frais kilométriques ou indemnités kilométriques. Les calculs pour les indemnités kilométriques (IK) sont réalisés afin que ces indemnités couvrent l’ensemble des coûts liés au véhicule au prorata des kilomètres parcourus pour raison professionnelle. On peut citer dans ces coûts :

Le carburantUn part du prix d’achat du véhicule et de ses équipementsL’assurance et l’entretien du véhicule (révisions, changements périodiques de filtres, de fluides, de pneus, de freins…)

L’entreprise ne doit par conséquent payer aucun frais en supplément des IK. (sinon cela reviendrait à déduire deux fois la même charge)

La barème de frais kilométriques est déterminé par des calculs de l’Administration sur des moyennes statistiques nationales. Il est mis à jour annuellement et varie selon deux éléments :

Le nombre de kilomètre parcourus à titre professionnelLa puissance fiscale du véhicule (plus ou moins corrélée à son émission de CO2)

Voici les barèmes valables pour 2021 :

Exemple : Une voiture a parcouru 10 000 kms sur l’année et possède 4 CV à (10 000*0,294) + 1 147 = 4 087 €

Bonus à l’électrique ! Pour les véhicules électriques, le montant des frais de déplacement calculés est majoré de 20 %.

Cette option a tendance à être privilégiée lorsque le nombre de kilomètre parcouru reste peu important.

Les frais d’IK sont déductibles pour l’entreprise ce qui diminue le taux d’imposition sur les bénéfices de l’activité professionnelle, que ceux-ci soient taxés à l’IR ou à l’IS.

Comme tous les frais justifiés professionnellement hors catégorie des frais somptuaires, si les frais sont contenus dans les limites du barème ils sont non imposables pour le propriétaire du véhicule. Cependant pour les dirigeants eux-mêmes il faudra veiller par ailleurs :

A pouvoir justifier que les déplacements ont été effectués dans le strict cadre de l’activité professionnelle et au bénéficie de l’entreprise.A s’assurer que le principe de proportionnalité entre les frais engagés et le chiffre d’affaires est appliqué. On ne peut « manger » tout son chiffre d’affaires en kilomètres parcourus, sous peine de requalification de frais professionnels en charges somptuaires non déductibles pour l’entreprise set soumis à charges sociales pour le dirigeant.

Beaucoup considèrent ce barème généreux (c’est-à-dire que le propriétaire du véhicule est généreusement remboursé par l’entreprise). Appliquer ce barème est un maximum admissible pour la déductibilité. Si le propriétaire du véhicule est soucieux des deniers de l’entreprise, rien ne l’oblige de se faire rembourser chaque kilomètre parcouru ni de se faire rembourser au barème maximum autorisé.

Etre accompagné d’un expert-comptable pour gérer ses frais peut être un plus. Ainsi, PopCompta vous propose de vous accompagner à travers ses packs de comptabilité en ligne.