Une comptabilité online au service des entrepreneurs

L’application mobile PopCompta a été créée pour faciliter les échanges entre les entrepreneurs et les experts comptables qui travaillent ensemble via la plateforme intelligente PopCompta. Elle se trouve sur les stores Apple et Google (il suffit de chercher le mot clé « popcompta »). Elle n’est utilisable que par les entreprises clientes qui ont déjà un compte PopCompta et qui l’utilisent pour travailler à leur compta online avec leur Expert-Comptable par Internet.

Pour mémoire, PopCompta est une application cloud qui permet à des entreprises de collaborer de manière efficace à leur comptabilité online avec leur Expert-Comptable. Voici les grands principes du service rendu :

Les factures d’achats et de vente sont déposées en ligne (ou transmises par email ou via l’application mobile) dans un espace partagé entreprise/comptable. Des algorithmes d’intelligence artificielle s’efforcent de reconnaitre les date, montant, TVA et type de la facture et de pré-affecter comptablement chaque facture. Le système apprend et s’améliore à partir des actions et validations de l’expert-comptable par Internet.

Les transactions bancaires de l’entreprise sont chargées en parallèle dans une base locale qui va permettre d’effectuer des imputations et des rapprochements entre la banque et les factures. Les transactions bancaires peuvent être annotées et une liste de ce qui n’a pas trouvé de justificatif (automatiquement ou parce-que l’expert-comptable n’a pas trouvé le bon justificatif) est visible du client pour qu’il puisse fournir les éléments de justification.

Un chat pérenne et sécurisé permet aux deux parties de se laisser des messages horodatés et suivis pour éviter les mails qui se perdent dans le SPAM et/ou des appels qui finissent sur un répondeur.

L’entreprise dispose par ailleurs :d’un outil pour faire ses notes de frais et les passer en remboursement puis en comptabilité. Cela permet de ne pas mélanger les justificatifs liés à des dépenses faites avec le compte de l’entreprise et celles qu’il faudra se rembourser. d’un espace de devis facturation qui lui permet de créer ses factures de vente et de les mettre en comptabilité puis de bénéficier d’une vision de ce qui a été réglé ou non au fur et à mesure des rapprochements avec la banque.d’un espace d’échange avec le gestionnaire de paie si la paie est confiée au cabinet comptable

Et l'App mobile PopCompta ?

L’application mobile sert les trois premiers objectifs en permettant, à partir de son smartphone, de :

Échanger (lire et écrire) des messages et des demandes dans le chat sécurisé avec son comptable

Charger des factures (par exemple au sortir d'un restaurant pour ne pas la perdre):charger un document qui est sur le téléphone ou dans un stockage cloud vu par le téléphone;prendre une photo d'un document et l'envoyer dans son compte.

Justifier des transactions, sur la liste des transactions non justifiées (en attente d'un doc ou d'une NC, celles déjà rapprochées ou comptabilisées n’apparaissent pas). L’entreprise peut:rapprocher avec une facture déjà présente sur la plateforme;rapprocher avec une facture ou une photo qu'elle envoie au moment où elle édite la transaction;faire une note comptable pour un justificatif perdu;mettre un commentaire sur une transaction (notes liées à la transaction)

Le code général des impôts (CGI) impose aux entreprises la conservation des documents comptables, fiscaux, sociaux et commerciaux pendant une période donnée. Le temps de conservation est différent selon le type de pièce. PopCompta, acteur de la comptabilité en ligne vous dit tout.

Les pièces comptables

Tout document officiel qui justifie les recettes et dépenses de l’activité de la société doit être gardé 10 ans. Cette période débute à la date de clôture du livre pour le livre journal et le grand livre.

Pour les comptes annuels tels que le bilan, le compte de résultat ou encore les annexes, les 10 ans débutent à la date de clôture de l’exercice.

La même durée de conservation est demandée pour les pièces justificatives comme les bons de commande, de livraison …

Les pièces fiscales

Tout document officiel concernant les impôts et les revenus de l’entreprise doit être conservé 6 ans.   

En effet cela concerne tous les documents sur l’impôt sur les sociétés / le revenu, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfice agricoles (BA) en régime réel. Sont également concernés les documents d’impôts directs locaux et de cotisation foncière des entreprises ainsi que les taxes sur le chiffre d’affaires.

Le délai de conservation débute à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou à partir de la date à laquelle les documents ont été délivrés.

Les documents sociaux (société commerciale)

L’objet social de l’entreprise est dit « commercial » si l’activité implique des actes commerciaux : activités de construction, d’achat-revente,  de transport…

Il existe différents temps de conservation selon la nature des pièces.

1 an pour la comptabilisation des horaires salariés, des heures d’astreintes et leur compensation.

3 ans pour les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires et la comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait.

3 derniers exercices pour les feuilles de présence et pouvoir,  les rapports du gérant/conseil d’administration et les rapports de commissaires aux comptes.

5 ans pour les bulletins de paie, le registre unique du personnel, les documents concernant les contrats de travail, salaires, prime, indemnités, solde tout compte et régime de retraite. Les mises en demeure et observation de l’inspection du travail doivent être conservés 5 ans tout comme les traités de fusion ou autres activités liés au fonctionnement de la société.

Pour les documents concernant les déclarations d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie.

Le Registre de titres nominatifs, le Registre des mouvements de titres, l’Ordre du mouvement, le Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administrations doivent être conservés 5 ans à partir de la fin de leur utilisation.

Les statuts doivent être conservés 5 ans après la radiation de de la société au Registre du commerce et des sociétés. Cependant, il est conseillé de les archiver à vie.

Les documents civils et commerciaux

Les documents commerciaux sont ceux qui concernent la relation avec les clients. Ils doivent être conservés pendant 2, 3, 5 , 10 ou 30 ans.

2 ans pour les polices d’assurance (à partir de la résiliation du contrat) et pour la garantie pour les biens ou services fournis au consommateur.3 ans pour les déclarations en douane.5 ans pour les contrats ou conventions conclus dans le cadre d’une relation commerciale , les documents de transport de marchandises et les documents bancaires. Les documents relatifs à la propriété intellectuelle sont à conserver 5 ans à partir de la fin de la protection et le dossier d’un avocat, 5 ans à partir de la fin du mandat.10 ans pour les contrats conclus par voie électronique (supérieur à 120€).30 ans pour les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers.Attention aux sanctions !

Une « amende de 5000 euros est applicable en cas d’absence de tenue des documents ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits » indique le Code général des impôts (article 1734).

Des sentences plus lourdes peuvent être appliquées pour le faux et usage de faux ainsi que la fraude fiscale. Les peines varient entre 37 000 et 45 000 euros d’amendes et 3 à 5 ans de prison.

Il est donc indispensable de garder tous les documents relatifs à sa société. Ainsi, Popcompta met à votre disposition un archivage décennal dans un cloud sécurisé.

Si vous avez encore des questions, n’hésitez pas à joindre PopCompta qui vous mettra en relation avec ses experts-comptables.

Après vous avoir éclairés sur les différents régimes de TVA, PopCompta vous renseigne sur les différentes options de reversement de la TVA.  

En effet, les entreprises assujetties à la TVA sont dans l’obligation de reverser à l’État la TVA qu’elles collectent. Deux options sont possibles : le paiement de la TVA d’après les débits ou le paiement de la TVA d’après les encaissements.

Le reversement doit être fait lorsque la TVA devient exigible. L’exigibilité est le « droit que le Trésor peut faire valoir aux termes de la loi, à partir d’un moment donné, auprès du redevable pour le paiement de la taxe, même si le paiement peut en être reporté » (article 62 de la directive européenne 2006/112/CE).

La TVA d’après les débits

Cette option concerne principalement la vente de marchandise. Dans ce cas, la TVA devient exigible à partir de la date d’émission de la facture.

Cela permet de simplifier la gestion de la TVA car il suffit d’indiquer sur la déclaration de TVA le montant du chiffre d’affaire facturé. Cependant, cela peut causer un décalage de trésorerie négative. En effet, l’entreprise peut se retrouver à devoir reverser la TVA alors que le client n’a pas encore payé la facture. Ce problème se résout généralement en se faisant payer à la commande, ce qui est également conseillé car cela évite le risque de livrer et de ne jamais voir le paiement.

Les personnels exerçant des activités qui les soumettent par défaut à la TVA d’après les débits n’ont pas d’autres choix et ne peuvent pas bénéficier de la TVA d’après les encaissements.

La TVA d’après les encaissements

Les entreprises soumises par défaut à la TVA d’après les encaissements sont des entreprises :

De prestations de services ;De travaux immobiliers ;De cession / concession de meubles incorporels (brevets, créances, …)

La TVA devient exigible lors du paiement des factures. C’est-à-dire que l’encaissement doit avoir été constaté à la banque de l’entreprise avant que la TVA doive être versée à l’État. Concernant les acomptes sur une facture, la TVA est en principe due au prorata des paiements réalisés mais depuis plusieurs années l’Administration et les comptables prônent l’émission d’une facture pour chaque paiement reçu, ce qui simplifie à la fois le suivi en comptabilité et la gestion de la TVA.

Les dates d’exigibilités sont différentes selon les moyens de paiement :

Chèque : dès la remise matérielle du chèque. Si ce dernier n’est pas provisionné et est rejeté après que la TVA a été payée, l’entreprise peut récupérer cette TVA qui n’a finalement pas été encaissée sur la prochaine déclaration de TVA.Virement : dès l’inscription sur le compte bancaire.Espèces : dès la remise de l’argent.Par effet de commerce : dès le paiement de ce dernier.

Un effet de commerce est un document émis par un créancier ordonnant à un débiteur, par écrit et via une tierce personne de payer une dette à un bénéficiaire (à échéance). Cela peut être une lettre de change ou encore un billet à ordre.

Cette option permet à l’entreprise d’éviter de reverser la TVA collectée alors que les clients n’ont pas encore payé, cependant la gestion peut s’avérer plus compliquée que pour la TVA d’après les débits. 

L’entreprise devra écrire sur chacune de ses factures « TVA exigible d’après les encaissements ».

Les professionnels assujettis à la TVA d’après les encaissements peuvent opérer un changement d’option et opter pour la TVA d’après les débits. Ainsi, il est possible d’en faire la demande en envoyant un courrier au service des impôts. L’option de changement s’applique alors à toutes les opérations réalisées par l’entreprise ce qui permet de simplifier la comptabilité de cette dernière. La modification prend effet à compter du premier jour du mois suivant celui auquel du cours la demande a été faite. Il convient alors d’inscrire « TVA exigible d’après les débits » sur chaque facture. 

Avec des forfaits de comptabilité en ligne, PopCompta vous conseille et s’occupe de vos déclarations de TVA grâce à des partenariats avec des experts-comptables compétents.