Conditions Particulières – Offres avec Expert-Comptable

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Conditions Particulières des Offres avec Comptabilité

(Version FR20180930)

 

Ce document dénommé ci-après « Conditions Particulières » contient une annexe au Contrat établi par les Conditions Générales de Vente PopCompta®, entre la société POPCOMPTA (propriétaire de la marque commerciale PopCompta®), enregistrée au Tribunal de Commerce de Versailles sous le N° RCS 822 923 058 et le souscripteur (dénommé ici « vous » ou « le Souscripteur »).

Les Conditions Particulières complètent et ne modifient aucun des termes et définitions du Contrat qui sont applicables au Souscripteur dans leur intégralité.

Ces Conditions Particulières s’appliquent, en plus du Contrat, aux Souscripteurs à l’une des offres de Services qui contiennent des services comptables. Ces offres sont fournies en partenariat avec une ou plusieurs sociétés d’expertise-comptable agréées (ci-après, Expert-Comptable). Le Souscripteur à une telle offre est lié contractuellement (i) d’une part à POPCOMPTA pour tous les services techniques et opérationnels concernant ses documents comptables, et (ii) d’autre part à l’Expert-Comptable au travers de la lettre de mission de ce dernier qui lui est remise au cours du processus de souscription.

Ce document contient la description des packs (ou bouquets) d’offres contenant des services de comptabilité, ci‑après « Packs », l’étendue des services fournis dans chaque Pack et leur tarification.

La fiche tarifaire est téléchargeable ici. Elle fait référence aux Packs décrits dans ces Conditions Particulières dont elle est un élément indissociable.

 

1 – Présentation Générale des Packs PopCompta + Expert-Comptable

Les Packs forfaitisés sont un concept innovant pour une offre de comptabilité : en mariant grâce au cloud et à l’Internet, le savoir-faire de la gestion de services à distance, l’expertise technologique et l’Expertise-Comptable, les Packs PopCompta vous permettent de maîtriser vos coûts comptables. En effet, en travaillant sur pièces électroniques et sur une base client plus importante qu’un cabinet expert-comptable traditionnel, PopCompta parvient à systématiser et à automatiser un grand nombre de tâches et de services. Cela permet d’offrir des prix fixes (les mêmes pour tous les clients) et souvent plus faibles que lors d’une prestation comptable traditionnelle qui a tendance à « réinventer » chaque prestation pour chaque client.

Il y a deux types bien distincts de Packs PopCompta + Expert-Comptable :

  • Les Packs d’abonnement mensuel : le Souscripteur règle mensuellement une prestation forfaitisée qui comprend le Service PopCompta de base (espace d’archivage et outils de gestion de documents tels que décrits dans le Contrat principal) et une prestation de service fournie par l’Expert-Comptable. La souscription à un Pack d’abonnement mensuel est indispensable pour pouvoir bénéficier des services complémentaires PopCompta définis dans le Contrat principal ou des autres Packs de services ponctuels définis ci‑après.
  • Les Packs de services ponctuels : le Souscripteur à un Pack d’abonnement mensuel peut, à tout moment commander, à partir de son espace PopCompta, des services administratifs complémentaires qui correspondent souvent à des événements ponctuels dans la structure professionnelle du Souscripteur et qui sont proposés par les cabinets d’expertise comptable traditionnels. Voici, à titre d’exemple quelques Packs de services ponctuels proposés :
    • Création de société
    • Arrivée de nouveau salarié
    • Rupture et Solde de Tout Compte
    • Gestion de Fin de Contrat Court
    • Approbation annuelle des comptes et des distributions de résultat
    • Enregistrement des comptes
    • Modifications au RCS

 

2 – Souscription aux Packs

Lors de l’enregistrement du Souscripteur à un Pack, les équipes de PopCompta recueillent et vérifient les pièces attestant de l’identité et la domiciliation du Souscripteur et des « bénéficiaires effectifs ». Cette vérification et l’autorisation de prélèvement SEPA sont le préalable à tout travail de l’Expert-Comptable (à l’exception du créateur qui devra prépayer son forfait création et s’engager à travailler par la suite avec l’Expert-Comptable).

Si la procédure de vérification est incomplète ou douteuse, selon le seul jugement de bonne foi de l’Expert‑Comptable, PopCompta basculera le Souscripteur sur l’offre d’essai (gratuite) aux services sans comptabilité sans qu’aucun frais ne lui soit facturé.

 

2.1 Souscripteur en cours de création

Les Packs (comme les autres Services PopCompta) sont des offres réservées aux professionnels. Si vous n’avez pas encore de structure professionnelle vous devez commencer par la créer. Vous allez être orienté vers l’achat immédiat du Pack Création de Société, en préalable à la souscription au Pack d’abonnement. Un membre du support client vous contactera pour vous inviter à procéder au prépaiement de cette prestation par virement puisque vous n’avez pas encore de compte professionnel. À la fin de la procédure de création, pour pouvoir continuer à être accompagné, vous devrez nécessairement fournir une autorisation de prélèvement.

 

2.2 Souscripteur exerçant professionnellement en tant que personne physique

Si vous exercez en tant que personne physique vous devrez nous fournir pour avoir accès aux Packs d’abonnement une copie lisible des documents suivants :

  • Votre pièce d’identité et une facture (télécom, EDF, etc…) confirmant votre adresse personnelle
  • Enregistrement de l’activité : extrait K ou D1 ou attestation d’inscription URSSAF (libéraux et EI)
  • Confirmation de l’adresse professionnelle : contrat de location ou quittance de loyer ou avis de taxe foncière.
  • Droit d’exercer (concerne les professions réglementées : inscription à un ordre, office, diplôme… suivant le cas de votre profession)

 

2.3 Souscripteur personne morale

Si vous exercez en tant que personne morale vous devrez nous fournir pour avoir accès aux Packs d’abonnement une copie lisible des documents suivants :

  • Extrait du RCS (Kbis) ou du RM (D1) de moins de 3 mois.
  • Confirmation de l’adresse du siège : contrat de location ou quittance de loyer ou avis de taxe foncière.
  • Vos Statuts (documents statutaires s’il y en a)
  • Pièce d’identité et facture (télécom, EDF, etc…) confirmant l’adresse personnelle de toutes les personnes physiques possédant plus de 25% du capital ou des droits de vote, directement ou indirectement.
  • Droit d’exercer (concerne les professions réglementées : inscription à un ordre, office, diplôme… suivant le cas de votre profession).

La facturation commence dès le 1er du mois qui suit l’enregistrement complet du dossier.

 

3 – Responsabilités du Souscripteur et de l’Expert-Comptable

Le Souscripteur à un pack de Services avec Expert-Comptable s’engage à fournir, au fur et à mesure et avec une fréquence au minimum mensuelle, l’ensemble des éléments permettant à l’Expert-Comptable de saisir et d’enregistrer les opérations comptables du mois passé. Cette remise au moins mensuelle inclut l’obligation du Souscripteur de fournir sur la plate-forme PopCompta les identifiants pour un accès automatisé à son portail web bancaire ou, à défaut le chargement manuel par le Souscripteur sur la plate-forme PopCompta du fichier des opérations bancaires aux formats supportés par PopCompta. Cette remise doit avoir lieu avant le 10 du mois pour les informations bancaires et les pièces à prendre en compte pour la TVA du mois précédent afin de garantir que la déclaration de TVA sera faite dans les temps.

Hormis ce qui précède, les responsabilités du Souscripteur vis-à-vis de POPCOMPTA et réciproquement sont définies dans le Contrat formé par les conditions générales de vente.

Hormis ce qui précède, les responsabilités contractuelles entre le Souscripteur et l’Expert-Comptable sont définies dans la lettre de mission fournie par l’Expert-Comptable.

 

4- Description des Packs d’abonnement

Les Packs d’abonnement PopCompta comportent une forme de hiérarchie : ils sont présentés ci-après du « moins élevé » au « plus élevé » c’est-à-dire comprenant davantage de services pour un prix plus élevé.

Il y a 4 Packs, dans l’ordre (du moins au plus élevé) : Solo, Plus, Croissance, Sérénité. Le Pack Solo est le pack d’entrée de gamme et il est le seul à ne vous proposer aucune assistance sur le volet social (paye, déclarations, assistance administrative ou juridique associée, etc…) de votre activité professionnelle.

Le passage d’un pack moins élevé vers le pack immédiatement supérieur se fait lorsque vous dépassez les limites de Service du Pack d’abonnement que vous avez en cours, qui se quantifie objectivement par des seuils de nombre de pièces ou de nombre de fiches de paye mensuelles.

Le dépassement des seuils du Pack courant est constaté en moyenne sur trois mois d’activité consécutifs. L’équipe PopCompta vous informe alors de la nécessité de modifier votre Pack pour le mois calendaire suivant, et si vous ne réalisez pas vous-même le changement dans votre espace en ligne PopCompta, votre chargé de compte pourra effectuer la modification en vertu de ces Conditions Particulières (vous conservez vos droits de résiliation de tous les Services et Packs à tout instant, la résiliation prenant effet à votre initiative mais cependant pas plus tôt que la fin des Services ou Packs que vous avez prépayés et dont vous bénéficiez au moment de votre résiliation)

Tous les Packs comprennent -avec des limites de volume de pièces traitées par mois- le travail comptable qui comprend la production par l’Expert-Comptable de vos bilans comptables et de votre liasse fiscale, ainsi que l’ensemble de vos déclarations administratives (TVA incluse).

Par pièce comptable on entend chaque facture ou facturette traitée individuellement. PopCompta et l’Expert‑Comptable vous conseillent de payer vos frais vous-mêmes (afin que les paiements individuels n’apparaissent pas sur les relevés bancaires professionnels) puis de réaliser des « notes de frais » mensuelles (ou trimestrielles voire annuelles) qui regroupent toutes les facturettes au sein d’une seule pièce (un tableau dont le modèle pourra vous être fourni par PopCompta ou par l’Expert-Comptable) que vous-vous remboursez à partir du compte professionnel. Vous pouvez rester ainsi sur un Pack moins élevé que si vous avez autant de pièces que de facturettes.

Tous les Packs, hormis le Pack PopCompta Solo, comprennent, -avec des limites de nombre de fiches de paie éditées par mois- l’accompagnement sur le volet social de votre activité : paye, déclarations, assistance administrative ou juridique associée et prestations Packs complémentaires liés aux salariés. Les éventuelles déclarations du Dirigeant au RSI (Régime Social des Indépendants) sont également prises en charge s’il le souhaite et ce sans surcoût.

Le retour sur un Pack inférieur n’est pas disponible en ligne. Ce retour peut se faire néanmoins, en justifiant la récession d’activité auprès d’un chargé de clientèle PopCompta.

 

4.1 PopCompta Solo

Le Pack Solo est conçu pour servir les professionnels qui sont des travailleurs non-salariés et qui n’emploient pas de salariés. : libéraux, créateurs, commerçants travaillant seuls, travailleurs indépendants, SCI…

Le Pack ne comprend aucun accompagnement sur le volet social de votre activité.

Le volume de travail comptable est limité au traitement de moins de 20 pièces comptables par mois (volume moyenné sur 3 mois consécutifs, achats et ventes confondues).

Si vous êtes un professionnel salarié ou employant des salariés, vous pouvez bénéficier de ce pack étant entendu que ni PopCompta ni l’Expert‑Comptable ne vous assisteront dans ce cas pour aucun des volets sociaux de votre activité (paye, déclarations, assistance administrative ou juridique associée, etc…).

Si (en moyenne sur trois mois consécutifs) le volume mensuel de pièces à traiter est supérieur à 20 ou si le Souscripteur souhaite bénéficier de Services comprenant le volet social de son activité, il devra migrer sa Souscription vers le Pack Plus.

Le Souscripteur peut réaliser lui-même cette migration dans son compte, faute de quoi un chargé de clientèle PopCompta le fera d’office après avoir invité le Souscripteur à le faire.

 

4.2 PopCompta Plus

Le Pack Plus est conçu pour servir les professionnels qui ont une activité un peu plus importante qui nécessite un peu d’assistance : libéraux avec leur collaborateur ou secrétaire, créateurs et leurs premiers salariés, commerçants avec un ou deux vendeurs, prestataires travaillant à 2 ou 3…

Le Pack comprend l’accompagnement sur le volet social de l’activité du Souscripteur -avec une limite fixée à 2 fiches de paye par mois- ainsi que la gestion éventuelle des déclarations au RSI du dirigeant.

Le volume de travail comptable est limité au traitement de moins de 50 pièces comptables par mois (volume moyenné sur 3 mois consécutifs, achats et ventes confondues).

Si (en moyenne sur trois mois consécutifs) le volume mensuel de pièces à traiter est supérieur à 50 ou si le nombre de fiches de paye est plus grand que 2 le Souscripteur sera invité à migrer sur le Pack Croissance. Le Souscripteur peut réaliser lui-même cette migration dans son compte, faute de quoi un chargé de clientèle PopCompta le fera d’office après avoir invité le Souscripteur à le faire.

 

4.3 PopCompta Croissance

Le Pack Croissance est conçu pour servir les professionnels qui ont atteint un niveau d’activité plus importante, qui généralement nécessite de s’entourer d’une petite équipe.

Le Pack comprend l’accompagnement sur le volet social de l’activité du Souscripteur -avec une limite fixée à 5 feuilles de paye par mois- ainsi que la gestion éventuelle des déclarations au RSI du dirigeant.

Le volume de travail comptable est limité au traitement de moins de 200 pièces comptables par mois (volume moyenné sur 3 mois consécutifs, achats et ventes confondues).

Si (en moyenne sur trois mois consécutifs) le volume mensuel de pièces à traiter est supérieur à 200 ou si le nombre de fiches de paye est plus grand que 5 le Souscripteur sera invité à migrer sur le Pack Sérénité. Le Souscripteur peut réaliser lui-même cette migration dans son compte, faute de quoi un chargé de clientèle PopCompta le fera d’office après avoir invité le Souscripteur à le faire.

 

4.4 PopCompta Sérénité

Le Pack Sérénité est conçu pour couvrir les besoins de 99% des Entreprises, Artisanats et Commerces de moins de 10 salariés pour un prix fixe qui permet au Souscripteur de maîtriser son budget comptable.

Le Pack comprend l’accompagnement sur le volet social de l’activité du Souscripteur -avec une limite fixée à 9 feuilles de paye par mois- ainsi que la gestion éventuelle des déclarations au RSI du dirigeant. L’embauche de salariés supplémentaires est prévue tout en restant dans ce pack, grâce au Pack « Salarié supplémentaire » qui n’est accessible qu’aux Souscripteurs abonnés au Pack Sérénité.

Le volume de travail comptable est limité au traitement de moins de 400 pièces comptables par mois (volume moyenné sur 3 mois consécutifs, achats et ventes confondues).

Si (en moyenne sur trois mois consécutifs) le volume mensuel de pièces à traiter est supérieur à 400, le Souscripteur sera approché par PopCompta et par l’Expert-Comptable pour tenter de lui trouver une solution sur mesure (hors Packs)

 

5 – Packs de Services ponctuels

Les Packs de services ponctuels décrits dans ce paragraphe sont accessibles à la commande à partir de l’espace en ligne PopCompta. Il faut donc être Souscripteur à un Pack d’abonnement pour pouvoir en bénéficier.

Certains Packs de services ponctuels ne sont pas accessibles avec certains Packs d’abonnement. C’est le cas :

  • des Packs correspondant à des prestations en lien avec les salariés, qui ne sont pas accessibles aux Souscripteurs abonnés au Pack Solo ;
  • des Packs de fiches de paye supplémentaires qui ne sont disponibles que pour les abonnés au Pack Sérénité.

Certaines de ces missions ponctuelles (par exemple la création de société ou l’enregistrement de comptes) nécessitent le paiement des frais d’enregistrement administratif et des frais de publication légale obligatoire. Ces frais sont révisés périodiquement par les administrations et journaux qui les facturent, c’est pourquoi PopCompta et ses partenaires Experts‑Comptables ont choisi, lorsqu’ils règlent ces frais pour le Souscripteur, une refacturation transparente de ces frais au Souscripteur sans y ajouter de surcoût

 

Création de société

Le Pack Création de société permet à un professionnel qui lance une nouvelle activité de souscrire à un Pack d’abonnement (pour le traitement futur de sa comptabilité) et de bénéficier dans la foulée du support juridique de l’Expert-Comptable pour le choix du statut de son activité et pour l’enregistrement de son activité.

 

Approbation annuelle des comptes et des distributions du résultat

Le Pack Approbation annuelle des comptes propose l’assistance de l’Expert-Comptable pour rédiger les documents nécessaires pour l’assemblée générale ordinaire annuelle d’approbation des comptes. Cela inclut a priori (la lettre de mission de l’Expert-Comptable fait référence pour l’inventaire exact) :

  • le rapport de gestion (le Souscripteur devra fournir les éléments d’information extra comptables comme l’état du marché, les éventuelles perspectives et événements particuliers, etc…)
  • le rapport spécial sur les conventions réglementées (lorsqu’il est nécessaire)
  • le projet des décisions de l’AGO
  • Les comptes et leur annexe
  • les convocations des associés/actionnaires
  • le PV d’AGO et la feuille de présence

Si des distributions du résultat sont réalisées l’Expert-Comptable réalise les déclarations fiscales et les mises en paiement (CSG, précompte IRPP, etc..). L’Expert-Comptable fournit également aux contribuables bénéficiaires des distributions les justificatifs fiscaux (IFU ou équivalent) à joindre à leurs déclarations d’Impôts. Ces imprimés peuvent être fournis de manière différée, pour coller au calendrier des déclarations fiscales.

 

Enregistrement des comptes

Le Pack Enregistrement des comptes propose l’assistance de l’Expert-Comptable pour procéder à l’enregistrement des éléments déclaratifs obligatoires et des comptes et de la société du Souscripteur auprès de son centre d’enregistrement.

 

Arrivée de nouveau salarié

Le Pack Arrivée de nouveau salarié propose l’assistance de l’Expert-Comptable pour la mise en place d’un contrat de travail répondant aux exigences de la convention collective du Souscripteur et de l’emploi réservé au nouveau salarié. Le pack comprend la prise en charge par l’Expert-Comptable des déclarations d’embauche.

 

Rupture et Solde de Tout Compte

Ce Pack propose l’assistance du gestionnaire de paie de l’Expert-Comptable pour :

  • le respect du code de travail dans la procédure de rupture du contrat de travail
  • la rédaction des documents de rupture
  • la rédaction des documents à remettre au salarié à son départ
  • les déclarations qui incombent à l’employeur

Lorsque la Rupture est particulièrement complexe ou conflictuelle, l’Expert-Comptable peut décliner le service. Aucun frais n’est alors facturé au Souscripteur et PopCompta pourra le réorienter vers un cabinet d’Avocats d’Affaires spécialisé en Droit Social.

 

Gestion de Fin de Contrat Court

Ce Pack propose la prise en compte par le gestionnaire de paie de l’Expert-Comptable des fins  contrats courts ou à durée limitée usuels dans un certain nombre de professions (comme par exemple des CDD de chantier ou de mission, des « Extras » dans la restauration). Ce forfait comprend :

  • la rédaction des documents à remettre au salarié à son départ.
  • les déclarations qui incombent à l’employeur.

Dans le cas où une même personne réaliserait plusieurs contrats courts dans le même mois le gestionnaire de paie de l’Expert-Comptable ne délivre qu’une fiche de paie, ne fait qu’une déclaration et ne réalise qu’un lot de documents en cumulant les différents contrats réalisés dans le mois.

 

AGE de Modifications de société

Ce Pack comprend l’assistance pour la procédure légale de modification de la société lorsque celle-ci nécessite la tenue d’une Assemblée Générale Extraordinaire. L’Expert-Comptable veille au respect de la procédure et des délais légaux, propose une rédaction des documents type, et gère les publications légales nécessaires.

Lorsque la Modification est particulièrement complexe ou peu usuelle, l’Expert-Comptable peut décliner le service. Aucun frais n’est alors facturé au Souscripteur et PopCompta pourra le réorienter vers un cabinet d’Avocats d’Affaires.

 

Modifications au RCS

Ce Pack propose la gestion des modifications d’enregistrement de l’activité au RCS (ou au Répertoire des Métiers ou à l’URSSAF pour les libéraux travailleurs indépendants). Il comprend la préparation et le dépôt des formulaires administratifs mais n’inclut pas la gestion légale par AG Extraordinaire lorsque cette AGE est nécessaire (cf. Pack correspondant à la tenue de cette AGE).

 

Situation intermédiaire

Ce Pack propose l’assistance de l’Expert-Comptable pour la production d’un bilan et compte de résultat intermédiaires (en cours d’exercice) que vous ou vos interlocuteurs pouvez souhaiter connaître avant la sortie des liasses et bilans légaux. Ce travail simule une clôture de comptes en fonction des éléments dont l’Expert-Comptable dispose à une date donnée. Le tarif de ce Pack diffère en fonction du Pack d’abonnement sur lequel vous vous situez, car plus votre comptabilité est lourde, plus ces travaux sont complexes

 

Prévisionnel certifié

Ce Pack propose l’assistance de l’Expert-Comptable pour la mise en forme d’un bilan et compte de résultat prévisionnels (documents usuels réclamés par les banques et certaines institutions dans le cadre d’octroi d’aides ou de prêts). Certification des éléments prévisionnels auprès des organismes qui les réclament.

 

Fiche de Paye Supplémentaire

Forfait par fiche de paye supplémentaire émise dans le mois (au-delà de la 9ème). Ce forfait s’applique automatiquement en cas de dépassement du nombre de fiches de paye incluses dans l’offre d’un Souscripteur abonné au Pack Sérénité

 

6 – Cessibilité des Conditions Particulières

Par acceptation des présentes, le Souscripteur consent que PopCompta ou l’Expert-Comptable puissent faire l’objet de transformations sociales telles que – de manière non exhaustive : la modification du capital social de leur société, la filialisation de l’activité, la cession partielle ou totale de la société ou de l’activité à des tiers, l’absorption de la société, la transmission du patrimoine de la société ou la cession du fonds de commerce. Dans tous ces cas, l’ensemble des droits et obligations de PopCompta ou de l’Expert-Comptable au titre de ces Conditions Particulières est transmis sans modification à l’entité résultant de cette restructuration de capital et le Souscripteur ne peut s’y opposer.

En cas de restructuration du capital de PopCompta ou de l’Expert-Comptable, le Souscripteur reste lié au Contrat et à ces Conditions Particulières dans leur intégralité et conserve de ce fait également son droit de résiliation conformément au Contrat.

 

7 – Conditions de modification des Conditions Particulières

PopCompta se réserve le droit de changer les termes de ces Conditions Particulières dans les mêmes conditions et suivant les mêmes obligations d’information que toute modification du Contrat (les Conditions Générales de Vente).

La fiche tarifaire téléchargeable ici fait partie de ces Conditions Particulières et est soumises aux mêmes conditions de modification.

Le Souscripteur jouit à tout instant de son droit de résiliation conformément au Contrat.

 

8 – Acceptation pleine et entière

Ces Conditions Particulières complètent les relations contractuelles définies dans le Contrat entre la société POPCOMPTA et le Souscripteur, lorsque le Souscripteur s’abonne à un Pack avec comptabilité. Les deux parties acceptent l’ensemble des termes du Contrat et des Conditions Particulières sans réserve. Si telle ou telle condition des présentes devenait inapplicable pour une raison ou pour une autre, cette condition serait modifiée au strict minimum pour devenir applicable.

Les tribunaux de Versailles seront seuls compétents pour résoudre tout litige relatif aux présentes, y compris, sans que cette énumération soit limitative, leur validité, leur interprétation, leur exécution et/ou leur résiliation et ses conséquences.

La souscription à un ou plusieurs Packs de PopCompta suppose l’acceptation pleine et entière des présentes Conditions Particulières par le Souscripteur.

La société POPCOMPTA se réserve le droit de suspendre ou de résilier les Packs PopCompta de plein droit si elle est convaincue que le Souscripteur utilise le Pack PopCompta d’une manière impropre à la cohabitation avec ses autres Souscripteurs, préjudiciable à la société POPCOMPTA ou à des tiers, ou encore en violation des présentes.

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