Comment gérer ses notes de frais ?

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Comment gérer ses notes de frais ?

PopCompta, plateforme de comptabilité en ligne, vous explique comment gérer et optimiser vos notes de frais.

Les notes de fais sont des justificatifs indispensables pour rembourser les dépenses professionnelles du dirigeants ou du salarié fait à titre personnel.

Les notes de frais englobent la restauration, les frais d’hébergement, les frais de déplacement, les abonnements téléphonique, internet.

Le remboursement des notes de frais peut se faire par différents moyens :

  • Les frais réels : la note de frais est obligatoire, le salarié doit justifier chacune de ses dépenses par une facture.
  • Forfait : l’employeur opte pour une allocation globale forfaitaire qui correspond aux différents frais engagés par le salarié (logement, restauration, déplacement). Le salarié n’a pas à fournir de justificatif.

Que doit contenir la facture justificative ?

Pour que la note de frais soit valable, elle doit contenir différentes informations :

  • Le nom du collaborateur
  • La date
  • Le montant HT
  • La TVA
  • Le montant TTC
  • Le motif

Comment traiter mes notes de frais ?

De nombreux logiciels permettent aux employés de s’occuper eux-mêmes de leurs notes de frais, une entreprise peut également demander à un service de s’occuper de leur traitement.

Pour pouvoir réduire la charge de travail, il peut être utile pour les entreprises ayant un parc automobile de prévoir des cartes essences, ce qui permet de recevoir une seule facture par mois pour toutes les dépenses liées à l’essence, le nettoyage ou la révision des voitures.

ATTENTION : L’employeur peut imposer un délai pour transmettre les notes de frais à son entreprise, après ce délai, le remboursement ne se fera pas.

Les frais ne peuvent être imputés au salaire des employés.

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