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Questions sur les services PopCompta online, pour une comptabilité low cost
Espace collaboratif de gestion des factures dématérialisées et de comptabilité en ligne
Sujets concernants les garanties de sécurité et de Service proposées par PopCompta
Sujets sur l'utilisation du Service et autres questions
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  • 1. Quelle différence entre abonnement et services optionnels?
     

    Les Services payants consistent en des abonnements aux Services de Base de PopCompta ou aux Packs avec Comptabilité et en des Services Optionnels facturés à l’acte. Les abonnements sont prépayés (facture en, début de période) alors que les Services Optionnels sont post-payés (facturation, en début de mois, des prestations optionnelles commandées le mois précédent.

    Le Souscripteur peut faire évoluer à tout moment son pack d'abonnement. Le changement prend effet à échéance de l’abonnement prépayé en cours.

    Au bout de 10 mois d'abonnement payant, le Souscripteur peut, à tout moment, souscrire à un forfait "Compte en Sommeil" qui va lui garantir, à échéance de la période d'abonnement  en cours, la conservation de ses archives pour une durée de 11 ans.

    A tout moment pendant la période de sommeil du compte le Souscripteur peut revenir à un abonnement des Services de Base, sous réserve que son mandat SEPA ne soit pas expiré (compte inchangé et moins de trois ans depuis le dernier prélèvement).

  • 2. Quels sont les services disponibles pour un Compte en Sommeil ?
     

    Un "Compte en Sommeil" correspond à la volonté d'un client qui a souscrit pendant un certain temps (minimum 10 mois) aux Services PopCompta de Base, de ne plus payer d'abonnement mensuel mais de continuer à conserver ses archives (documents électroniques et documents papier éventuellement transmis) chez PopCompta.

    PopCompta offre au Souscripteur, pour un forfait unique payable en une fois (cf. page Offre sur ce site), la possibilité de laisser ses Archives chez PopCompta pour une durée de 11 ans (ce qui couvre l'obligation décennale du fisc). ATTENTION : la période de conservation 11 ans est définie par rapport à la date de chaque document et non par rapport à la date de souscription au pack "Compte en Sommeil"!

    Pendant la période de Compte en Sommeil, le Souscripteur n'a plus accès en écriture sur son compte (pas d'ajout de documents ni de modifications sur les données). Les seuls services disponibles sont :

    • l'accès en lecture simple à ses données;
    • le téléchargement de date à date de ses archives numériques;
    • le retour à l'abonnement au Service de Base;
    • la mise à jour de son mandat de prélèvement SEPA (changement de compte ou absence de prélèvement  supérieure à 3 ans);
    • le retour (payant) de toutes ses archives papier (pour contrôle fiscal ou pour éviter leur destruction), pas de retour partiel possible;
    • la demande de suppression de toutes ses données et de destruction des archives encore disponibles, par anticipation c'est-à-dire avant que les archives n'aient atteint 11 ans. Cette action est irréversible et définitive.
  • 3. Comment résilier mon contrat?
     

    La résiliation par le Souscripteur se fait sur simple demande, en utilisant le formulaire de contact en ligne (le numéro de ticket associé à la copie de la demande du Souscripteur engagent PopCompta). Seule l’utilisation du formulaire en ligne (le numéro de ticket faisant foi) est contractuelle et les demandes de résiliation par courrier recommandé ne seront pas traitées. La résiliation s’appliquera à échéance de la période d’abonnement déjà facturée au moment de la résiliation.

    Aucun remboursement d’abonnement prépayé ne sera octroyé par PopCompta.

    A la date où le Contrat prend fin conformément aux dates et préavis décrits dans ce paragraphe, si le Souscripteur n’a pas demandé et payé la restitution de ses documents, PopCompta est fondée à détruire les documents et à supprimer les données sans que le Souscripteur puisse le poursuivre.

    Lire aussi la clause intégrale de résiliation dans les CGV

  • 4. Quels sont les Services optionnels payants en sus de l'abonnement ?
     

    Les principaux services optionnels auxquels a accès un Souscripteur payant, sont:

    • La possibilité d’envoyer un pli de documents papier à PopCompta qui se charge de les scanner, de déposer les fichiers scannés au format PDF dans le compte partagé du Souscripteur et d’archiver les documents papier pour 11 ans ou jusqu’à la fin du Contrat (à la première de ces deux échéances).
    • La possibilité d’utiliser un service d’affranchissement et de gestion des envois de documents papier qui lui sera facturé par PopCompta (au lieu de son transporteur de courrier habituel). Ce service est disponible uniquement pour les Souscripteurs situés en France Métropolitaine.
    • La possibilité de demander la restitution partielle ou totale, temporaire ou définitive, des documents papier archivés par PopCompta.
    • La possibilité - et ce, uniquement s’il est souscripteur aux Services payants depuis au moins 10 (dix) mois - de prolonger son Contrat par un forfait de maintien de « Compte en Sommeil » qui lui permet de conserver un accès à ses données et à ses archives pour une durée de 11 ans à partir de la date d’échéance du Service de Base en cours. Pendant sa souscription de « Compte en Sommeil », il peut à tout moment demander la restitution payante, globale et définitive de ses documents papier ou il peut revenir à une souscription aux Services de Base.

    NB : le forfait d'essai gratuit ne donne pas accès à ces services optionnels.

    Par ailleurs Les abonnés à des Packs avec Comptabilité ont accès à des Packs Optionnels payants de travaux réalisés par l'Expert-Comptable. Il s'agit des prestations standardisées les plus courantes qui nosu sont demandées. Pour des prestations plus spécifiques le Souscripteur devra discuter avec son Expert-Comptable. Les principales prestations forfaitisées (cf. fiche Tarifs pour plus de détails) sont:

    • AGO annuelle d'approbation des comptes,
    • Enregistrement des Comptes au Greffe
    • Forfait nouveau salarié
    • Forfait Solde de Tout Compte (départ non conflictuel de salarié)
    • AGE Modification de Société (modifications simples)
    • Modification au RCS ou Répertoire des Métiers
    • Prévisionnel certifié

  • 5. Que sont les Packs avec Comptabilité ?
     

    Les packs mensuels avec comptabilité offrent des prestations génériques à toute entreprise, commerce ou profession libérale: tenue de comptabilité, déclarations, gestion des fiches de paie, liasses fiscales.

    D'autres services comptables ponctuels sont disponibles aux abonnés des packs mensuels et peuvent être consulté en détail sur la page Tarifs.

    En plus des services d'un comptable, vous avez accès à l'espace et à tous les outils de la plate-forme PopCompta:

    • Un espace collaboratif en ligne
    • L’archivage décennal garanti de tous vos documents stockés sur la plate-forme
    • La saisie de champs comptables et extra-comptables assistée par OCR et IA
    • Un outil de gestion commerciale en ligne (devis et factures électroniques)
    • Possibilité de gérer des délégations: personnes qui ont accès aux informations (et auxquelles)
    • Rapports pour des besoins internes (vision analytique en fonction des champs que vous avez renseigné).
    • Téléchargement structuré (ZIP ou ISO CD) des factures et autres documents selon le besoin (contrôle, audit, data-room…)

     

  • 6. Qui sont les experts-comptables membres de l'ordre partenaires de PopCompta ?
     

    Les Experts-Comptables partenaires de PopCompta sont des professionnels inscrits à l’Ordre des Experts-Comptables. Il s'agit d'experts-comptables généralement indépendants (qui n'ont pas les moyens de développement des grands cabinets) et qui collaborent avec PopCompta pour proposer un service de gestion comptable cloud et des offres de comptabilité low cost.

    Ils sont attachés à la qualité de service rendue au client et exploitent au mieux les automatisations de saisie comptable proposées par la technologie de PopCompta. Ils travaillent au travers d'offres standardisées sous la marque PopCompta pour toutes les opérations courantes de gestion de votre comptabilité par Internet, et cela vous permet de bénéficier d'un service comptable simple, de qualité et pas cher.

    Votre Expert-Comptable garde son indépendance pour toutes les prestations non définies dans le contexte PopComta. Contactez-le pour toute demande hors packs,  proposent des services de conseil supplémentaires sur devis.

  • 7. Comment souscrire à un pack incluant la comptabilité ?
     

    Sur le site www.popcompta.com vous devez choisir le pack qui couvre vos besoins comptables et suivre le processus d'enregistrement.

    Une fois votre compte créé, les équipes PopCompta vont recueillir et vérifier les pièces attestant de votre identité et domiciliation. Cette vérification, ainsi que l’autorisation de prélèvement SEPA sont le préalable à tout travail de l’Expert-Comptable en ligne.

  • 8. Dépassement des seuils des Packs avec Comptabilité en ligne
     

    PopCompta a mis en place des packs forfaitisés de gestion comptable en ligne proposés pour une comptabilité simple et pas chère par internet.

    La migration vers le pack immédiatement supérieur doit se faire lorsque vous dépassez les limites de Service du pack d’abonnement que vous avez en cours, qui se quantifient objectivement par des seuils de nombre de pièces ou de nombre de fiches de paie mensuelles.

    Le dépassement des seuils du Pack courant est constaté en moyenne sur trois mois d’activité consécutifs. L’équipe PopCompta vous informe alors de la nécessité de modifier votre Pack pour le mois calendaire suivant, et si vous ne réalisez pas vous-même le changement dans votre espace en ligne PopCompta, votre chargé de compte pourra effectuer la modification en vertu des Conditions Particulières.

  • 1. Prolongation de la souscription gratuite par la souscription à des services payants
     

    A tout moment pendant la durée prédéfinie de l’essai gratuit, le Souscripteur peut activer sa souscription aux Services payants en fournissant à PopCompta une autorisation de prélèvement permanent et récurrent sur un moyen de paiement provisionné. Cela lui permettra d’utiliser de manière illimitée les Services payants, jusqu’à ce que le Service soit résilié selon la procédure décrite dans le Contrat.

    Les Services payants consistent en des abonnements mensuels ou annuels aux Services de Base et en des Services Optionnels facturés à l’acte.

  • 2. Combien de temps sont conservées mes archives?
     

    Les archives (documents électroniques et papier) sont conservées par PopCompta pendant 11 ans de manière professionnelle et garantie afin de vous permettre de les retrouver dans le cadre de l'obligation de conservation décennale en cas de contrôle fiscal ou social.

    Pour bénéficier de cette durée de conservation vous devez soit rester abonné au services de base soit choisir de mettre votre "Compte en Sommeil". Si vous résiliez votre Souscription sans payer le forfait de conservation de votre Compte en Sommeil et sans payer les coûts de restitution de vos archives physiques (les données en ligne sont téléchargeables à tout instant gratuitement), vos archives seront détruites de plein droit par PopCompta.

  • 3. Quels formats électroniques sont supportés par l'application de gestion?
     

    Les pièces comptables chargées sur le site PopCompta doivent être au format PDF pour pouvoir être visualisées. C'est égalemnt dans ce format que PopCompta déposera les scans des documents papier que vous nous envoyez pour les numériser.
    Des pièces supplémentaires peuvent être conservées en tant que pièces jointes à vos pièces comptables PDF (un tableur Excel explicatif, une note word, un email sauvegardé, un zip avec divers éléments...).

  • 4. Comment je récupère mes archives? (en cas de contrôle fiscal ou autre...)
     

    Chaque archive a un" mois comptable" qui est formé de deux valeurs, mois et année (MM + AAAA). Cette valeur (différente de la date du document qui en général est la date où la facture a été émise tel qu'inscrit dessus) est affectée dans l'espace de traitement partagé entre l'entreprise et son comptable. L'affectation pertinente de cette valeur est à définir entre le Souscripteur et son Expert Comptable.

    Les exports de données et les retours de documents papier sont faits de "mois comptable" à "mois comptable":

    • L'export de données (=fichiers informatiques et index afin que vous et l'auditeur ou le contrôleur retrouviez les pièces) est gratuit. Le résultat de l'export est fourni dans un fichier "zip" (généralement assez volumineux), à télécharger.
    • Sur demande spécifique PopCompta retournera les boîtes contenant les documents que vous demandez. Afin de ne pas perturber les informations de classement, les boîtes retournées peuvent contenir des documents supplémentaires à ceux demandés (archives des mois comptables antérieurs ou ultérieurs qui sont classés dans mêmes boîtes). L'index des pièces électroniques contient le numéro de la boîte dans laquelle se trouve le document original lorsqu'il s'agit d'un document scanné par PopCompta. Le prix du retour dépend du nombre de boîtes.

    IMPORTANT : l'Administration française réalise de plus en plus de vérifications sur pièces électroniques uniquement. Ne vous précipitez pas à demander vos archives physiques, attendez que votre vérificateur en exprime la nécessité.

    Après le contrôle vous pouvez soit garder les pièces que PopCompta vous a retournées, soit les renvoyer à nouveau et ce seulement :

    • si vous nous renvoyez nos mêmes boîtes avec le même contenu que lors de notre retour
    • si vous êtes abonné au Service de Base au moment de la demande de sortie des documents (tout retour pour un Compte en Sommeil est total et définitif, cf. nos CGV)
    • si vous réglez hors PopCompta les coûts de transport pour le renvoi (ce processus étant difficile à standardiser, PopCompta ne propose pas de bon de transport pour le renvoi)
  • 5. Enregistrement initial gratuit des sociétés et artisans (forfait d'essai gratuit)
     

    Toute souscription initiale d’une entreprise aux Services PopCompta® débute par l’enregistrement gratuit en ligne. Cet enregistrement crée une souscription aux Services avec un forfait d’essai gratuit :

    • Il permet l’activation d’un compte pour une durée limitée prédéfinie (2 mois en principe, cette période pouvant être changée sans préavis par PopCompta). Ce compte est l’espace sécurisé en ligne sur lequel le Souscripteur bénéficie de l’ensemble des Services PopCompta® dématérialisés, dits Services de Base.
    • Le forfait d’essai gratuit ne permet pas de faire appel aux services optionnels comme, par exemple, la mise en œuvre des procédures de transmission de documents papier à PopCompta.
    • Le forfait d’essai n’inclut pas la restitution gratuite des documents qui auraient éventuellement été transmis par le Souscripteur à PopCompta. Celle-ci sera facturée en sus.
  • 6. Enregistrement permanent gratuit pour les comptables
     

    Les Comptables bénéficient du Service PopCompta gratuitement. Seule une procédure d’enregistrement en ligne du Comptable est nécessaire, ce qui lui permettra :

    • De s’apparier à des entreprises souscriptrices qui le désignent comme Comptable.
    • De bénéficier d’une interface de gestion unifiée des comptes des entreprises appariées.
    • D’intervenir dans le compte de chacune des entreprises appariées.
  • 7. Moyens de paiement et facturation
     

    Le seul moyen de paiement accepté par PopCompta est le prélèvement automatique SEPA.

    A chaque début de mois une facture* est établie pour l’abonnement du mois qui commence ainsi que pour les Services Optionnels consommés durant le mois qui précède. Si des Services sont souscrits dans des formules annuelles, une seule des douze factures mensuelles comportera le montant de l’abonnement annuel facturé d’avance, les onze autres factures ne comportant que les Services Optionnels consommés.

    La facture PopCompta électronique est émise par email et déposée dans le compte du client. Elle est prélevée 14 jours plus tard sur le moyen de paiement récurrent du Souscripteur.

    (*) dans le cas de Packs d'abonnement avec Comptabilité, le client reçoit deux factures (une émanant de PopCompta et une autre de l'Expert-Comptable partenaire). La somme des deux factures correspond aux services souscrits sur le site PopCompta et est prélevée 14 jours plus tard sur le moyen de paiement récurrent du Souscripteur.

  • 1. Quelle garantie fournit PopCompta pour les archives?
     

    PopCompta vous garantit contractuellement la permanence de vos archives (cf. nos Conditions Générales de Vente)dès l'instant où elles ont été reçues :

    • dans nos locaux pour ce qui est des documents papier.
    • sur nos serveurs dès que vous pouvez les consulter et dans l'état où vous pouvez les consulter.

    Cela signifie que la responsabilité de PopCompta est engagée quant à la permanence de ce que vous nous confiez, mais que cela exclut les (extrêmement rares) problèmes liés au transporteurs de documents physiques ou aux transferts par Internet.

    Afin de pouvoir vous garantir cette permanence, PopCompta

    • veille à classer et à conserver vos documents physiques avec rigueur, à l'aide d'un système d'archivage informatisé, dans des espaces de stockage aux normes professionnelles d'hygiène et de sécurité;
    • a mis en place une architecture très redondée sur laquelle vos fichiers sont copiés en permanence à trois endroits.

    La garantie de permanence et de conservation est limitée à 11 ans à compter de la remise d'un document ou d'un fichier ou dès lors que vous arrêtez votre souscription sans régler un forfait de "Compte en Sommeil

  • 2. Qu'est ce que le Niveau de Service Contractuel (SLA) ?
     

    PopCompta garantit contractuellement un Niveau de Service Contractuel (aussi appelé « SLA » de l’anglais Service Level Agreement) mensuel de 98%. Cela signifie que, sur un mois, vous aurez moins de 14h de temps où le site pourra ne pas être disponible. Il s'agit d'engagements contractuels (donc d'un maximum de temps d'indisponibilité possible) de la part de PopCompta, liés aux aléas de la disponibilité d'Internet qui vous permet l'accès à la plateforme de Services. Si votre liaison à Internet est bonne et stable, les temps d'indisponibilité constatés sont bien meilleurs, en particulier grâce à la redondance multi-sites que nous avons organisée (cf. architecture).

  • 3. Quelle architecture pour une garantie de permanence de données?
     

    Une architecture très redondée reposant sur un cloud privé multi-sites permet de garantir une permanence à 100% des fichiers d'archives.

    popcompta_architecture_hautement_disponible

  • 4. Pourquoi le Taux de garantie des Archives et le SLA sont différents?
     

    La permanence des archives PopCompta est garantie à 100% (pour les fichiers en ligne comme pour les documents papier). Le Niveau de Service Contractuel (SLA) pour l'accès à la plateforme de Services PopCompta est de 98%. Il s'agit de deux notions différentes :

    • vos fichiers sont répliqués et conservés sur trois serveurs différents et un serveur défaillant est immédiatement remplacé : les probabilité pour que trois serveurs différents tombent simultanément sont tellement faibles (hors guerre thermonucléaire totale ;-)) que PopCompta peut vous garantir à 100% le fait que ces fichiers seront toujours présents et récupérables.
    • l'accès à la plateforme est redondé par PopCompta (sur deux sites en France distants de plus 500 km) mais reste dépendant de la disponibilité d'Internet que PopCompta ne maîtrise pas. La disponibilité d'Internet est en général garantie à 98% mais cela reste très convenable à l'usage et l'indisponibilité est le plus souvent indolore (quand une requête n'a pas abouti il suffit souvent de rafraîchir la page dans votre navigateur...)
  • 5. Quelle est le niveau de confidentialité pour mes documents partagés?
     

    Un soin tout particulier a été apporté à la confidentialité des données que vous nous confiez :

    • Toute la navigation est gérée par encryption SSL avec une clef RSA de 2048 bits. Le nom et les informations de la société propriétaire de PopCompta ont été vérifiées par un organisme de certification (COMODO). Cliquez sur le cadenas vert dans votre navigateur pour en savoir plus. Signalez nous toute anomalie de certificat et méfiez vous si le certificat apparaît non valide, vous êtes peut-être sur un site de phishing (escroquerie visant à vous voler vos identifiants).
    • L'accès à vos fichiers est réservé aux personnes qui peuvent se loguer sur votre compte, en général vous et votre Expert Comptable. De ce fait chaque Souscripteur et chaque Comptable sont responsables en conscience (i) de la gestion de leurs mots de passe et  (ii) des collaborateurs à qui ils délèguent un accès à leur compte.
    • Le système de gestion de fichiers sur cloud privé Openstack rend inexploitable un éventuel accès direct aux serveurs de stockage afin de remonter une information économique consolidée sur l'un quelconque de nos clients. Par ailleurs les serveurs de stockage ne sont pas accessibles à partir d'Internet sans passer par un compte PopCompta en ligne (hors techniques de piratage encore inconnues)

     

  • 6. Pas de fonctionnement sans cookies ? Quelle confidentialité pour mes données personnelles alors?
     

    Les Site Web et l'application "Mon Compte" fournissant les services de PopCompta ne peuvent fonctionner si vous bloquez les cookies. C'est un fait et c'est inscrit dans nos Conditions Générales de Vente. Il est donc contre-productif de bloquer les cookies dans votre navigateur.

    Ceci étant dit, PopCompta s'engage au respect des règles les plus strictes de confidentialité de vos données, qui ne seront jamais ni vendues ni échangées et s'engage également à supprimer toutes les informations vous concernant sur simple demande par l'intermédiaire du formulaire de Contact en ligne (ceci n'est possible que  lorsque vous arrêtez toute forme d'utilisation de nos Services).

    PopCompta a fait l'objet d'une déclaration (‘1923525 v 0’ du 25.01.2016) à la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés en France.

     

  • 1. Comment passer à un Pack avec Comptabilité moins cher ?
     

    Vous êtes abonné à un pack de comptabilité à distance qui est devenu, avec le temps, trop important pour votre activité ? Vous pouvez passer à un pack plus économique sans surcoût pour votre entreprise.

    Le passage à un pack inférieur n’est pas disponible en ligne. Ce retour peut se faire néanmoins, en justifiant la récession d’activité auprès d’un chargé de clientèle PopCompta.

  • 2. Comment je connecte mon Expert Comptable à mon compte ?
     

    Les appariements entre les entreprises et les comptables se font par l'intermédiaired'invitations accessibles dans le menu latéral "Gérer les invitations". On envoie une invitation à son Expert Comptable en rentrant son email. Deux cas

    • l'Expert Comptable a déjà un compte PopCompta : il est alerté de votre invitation et doit se rendre dans son compte pour l'accepter. Et c'est tout!
    • l'Expert Comptable est nouveau sur PopCompta : il s'enregistre en tant que Comptable et il verra l'invitation dans son compte. Il l'accepte et ça yest, il peut travailler sur vos pièces!

    Simple en fait. Et la relation peut être initiée dans l'autre sens (le Comptable invite une Entreprise...).

  • 3. Plusieurs utilisateurs (collaborateurs) peuvent-ils accéder à un même compte?
     

    Chaque compte PopCompta a un utilisateur principal. Celui-ci peut créer des comptes "délégués" à ses collaborateurs?

    Ceci est également valable pour un Comptable, bien que le Comptable n'ait pas de compte à proprement parler. En créant des utilisateurs délégués, le Comptable donne à des collaborateurs la possibilité d'accéder aux mêmes comptes Entreprise que lui (ceux des comptes appariés avec lui).

  • 4. Comment sont nommés les fichiers scannés?
     

    PopCompta numérise les documents par identifiant de pli reçu (chaque envoi d’un client porte un numéro de pli). Les documents sont nommés avec l’identifiant et un numéro d’ordre.

    Le nom des documents fait partie des champs que l'Entreprise et l'Expert Comptable peuvent éditer.

    PopCompta étudie l’introduction d’un module de traitement automatique qui insérera dans le nom de fichier par défaut, en plus du format actuel, une chaîne de caractères qui visera à identifier de manière plus parlante la facture (date, le client ou le fournisseur)

  • 5. Quelles mentions doivent obligatoirement figurer sur mes factures?
     

    Le module de ventes intégré au service PopCompta® permet de paramétrer vos factures et devis. Ce paramétrage permet de personnaliser le modèle (utilisation de votre système de numérotation, votre Logo...) mais également de compléter  un certain nombre de "mentions" qui doivent obligatoirement figurer sur les factures sous peine d'amendes importantes : sanction pénale pouvant aller jusqu'à 75.000€ plus une amende fiscale de 15€ par facture ne respectant pas les obligations!

    Ainsi vos factures et devis devront comporter obligatoirement bon nombre d'informations

    • certaines qui paraissent évidentes comme, par exemple, le nom de votre entreprise (ou le vôtre en propre si vous êtes artisan), l'adresse, la description des produits ou services que vous facturez, le taux de TVA appliqué à chaque ligne, la TVA facturée au total...
    • d'autres qui identifient légalement et fiscalement votre établissement, comme, par exemple, "SARL au capital de 1000 Euros", votre numéro SIRENE ou SIRET, votre numéro de TVA intracommunautaire,...
    • d'autres enfin plus "techniques" (voire absconses) qui dépendent de votre contexte: vente aux professionnels ou aux particuliers, ventes internationales, régimes spéciaux de TVA...

    L' État liste de manière exhaustive sur Service-Public.fr les mentions obligatoires pour les factures et les mentions obligatoires pour les devis. Lisez ces informations avec attention et trouvez le cas qui vous concerne  au moment de la mise en route de votre module de ventes PopCompta®.

    Le paramétrage du module de ventes PopCompta® a été étudié pour vous permettre d'inscrire toutes ces mentions obligatoires et diminue vos risques d'en oublier. N'hésitez pas à contacter notre support pour vous assister en cas de doute.

  • 6. Qu'est-ce que l'outil de facturation dématérialisée inclus?
     

    Cet outil mis à disposition gracieusement avec l'abonnement à votre espace PopCompta vous permet de générer des devis et des factures électroniques. Les champs (personnalisables) permettent de vous mettre en conformité avec les obligations légales.  Les factures générées par cet outil sont des factures électroniques conformes aux exigences de la DGFiP qui impose progressivement la dématérialisation des factures pour les fournisseurs travaillant avec l'Etat et les collectivités (obligations qui touchent toutes les entreprises, suivant leur taille, entre janvier 2017 et janvier 2020).

    Avant de créer une facture ou un devis vous devez paramétrer l’outil : le format de vos numéros de factures, logo, nom, adresse et contacts de l'entité qui facture et les mentions légales spécifiques (vous êtes guidé par des exemples, votre expert-comptable pourra éventuellement valider), les moyens de (pré-)paiement que vous acceptez :

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    Vous pouvez ensuite :

    •           Créer des devis et des factures
    • Pré-visualiser vos factures et/ou vos devis
    • Envoyer vos factures ou devis par email directement depuis votre compte PopCompta
    • Télécharger les factures/devis en PDF
    • Dupliquer les devis ou les factures existantes
    • Saisir la date et le mode de paiement utilisé pour régler la facture

     

     

    A chaque création de devis/facture électronique, vous pouvez, pour les utiliser ultérieurement, sauvegarder :

    • Les produits inscrits sur la facture/devis
    • Les vendeurs
    • Les clients

     Le calcul de la TVA est automatique selon le taux que vous indiquez. Ce taux peut être différent pour chaque produit ou service, ce qui vous permet de facturer des produits ou des services en appliquant des taux différents.

     

     

     

  • 7. Comment créer des rapports ?
     

     

    Pour s'interfacer avec tous les logiciels comptables PopCompta offre un export sous CSV. Pour d’autres besoins vous pouvez exporter tous les documents de votre compte soit sous PDF, soit en téléchargeant une archive. Un rapport sur la TVA est également disponible.

    ·
    Exporter les données en CSV

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    Vous pouvez télécharger les attributs de vos documents au format CSV à des fins de traitement avec un tableur.
    Le rapport est limité aux mois comptables et modèles que vous avez sélectionné au préalable.

    Pour créer un modèle CSV qui puisse s’interfacer avec votre logiciel comptable il suffit de choisir parmi les champs proposés. Une fois le modèle sauvegardé, vous devez choisir la période qui vous intéresse.

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    ·
    Exporter une archive

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    Vous pouvez exporter une archive contenant vos documents au format ZIP, en cas de contrôle fiscal par exemple.
    Elle contiendra les documents et leurs pièces jointes pour la période sélectionnée.
    L'organisation des dossiers sera selon votre choix.

    Un index HTML est inclus pour faciliter la navigation dans l'archive et l'ouverture des documents depuis un navigateur standard.

    S'il y a trop de documents à télécharger, le traitement est fait en arrière-plan et vous êtes notifiés par un email qui contiendra un lien de téléchargement.

     

     

    ·
    Exporter plusieurs documents en PDF

     

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    Vous pouvez télécharger des documents par période, avec ou sans pièces jointes.
    Comme pour l'archive, s'il y a trop de documents à télécharger, le traitement est fait en arrière-plan et vous êtes notifiés par email.

     

    ·
    Rapport de TVA

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    Vous pouvez aussi télécharger des rapports sur la TVA pour la déclaration fiscale.

     

     

  • 8. Astuce pour rester sur un pack comptable en ligne moins cher
     

    Tous les packs PopCompta avec comptabilité par internet ont des seuils bien définis en ce qui concerne le nombre de pièces comptables et de fiches de paie à gérer par mois.

    Par pièce comptable on entend chaque facture ou facturette traitée individuellement.

    Pour une comptabilité moins cher, PopCompta et l’Expert‑Comptable vous conseillent de payer vos frais vous-mêmes pour que les paiements individuels n’apparaissent pas sur les relevés bancaires professionnels, puis de réaliser des « notes de frais » mensuelles (trimestrielles ou annuelles) qui regroupent toutes les facturettes au sein d’une seule pièce. Un tableau-modèle pourra vous être fourni par PopCompta ou par l’Expert-Comptable. Vous-vous rembourserez ensuite les frais à partir du compte professionnel en une seule opération, donc un seul traitement comptable.

    Ainsi, vous pouvez rester sur un Pack moins élevé que si vous avez autant de pièces comptables que de facturettes.